راهنمايي اوليه براي کساني که اکسل را از صفر شروع مي کنند

[Ali Parsaei]

سلام، شما که اکسل بلديد لطفا" وقتتان را صرف خواندن اين مطلب نکنيد به درد شما نمي خورد!
در اين مطلب فرض بر اين است که اطلاعات شما از اکسل صفر است. فقط آن را نصب کرده ايد. ضمنا" در شيوه بيان کاملا" از اختصار استفاده شده.
اکسل را باز کنيد. يک صفحه جدول مانند مي بينيد.
در هر خانه چيزي مي توانيد بنويسيد، عدد يا حروف يا ترکيب آنها
با alt+shift زبان تايپ شما عوض مي شود
سر ستونهاي اين صفحه جدول مانند با a ,b , c ,... و سرسطرها با 1 و 2 و ... شماره گزاري شده. (که هيچکدام از آنها قابل ويرايش نيستند).
به اين ترتيب مي توان براي هر خانه آدرسي در نظر گرفت، مانند شطرنج، مثل: خانه a2 , خانه s12 , خانه e24 ....
خاصيت جادويي اکسل اين است که در هرکدام از خانه هاي آن (که سل ناميده مي شوند) مي توانيد عمليات رياضي انجام دهيد.
براي انجام عمليات رياضي در يک خانه بايد تايپ کردن در آن را با علامت مساوي شروع کنيد.
مثال: در يک خانه تايپ کنيد: 2+1= و بعد enter را بزنيد، خواهيد ديد که نتيجه عمل رياضي که عدد 3 است در آن درج خواهد شد.
از چهار عمل اصلي رياضي و .... مي توانيد استفاده کنيد.
مي توانيد خانه ها را با استفاده از ابزار border جدول بندي کنيد (اون بالا بگرديد پيدايش مي کنيد).
خط کشي هايي که در ابتدا مي بينيد قابل چاپ نيست و فقط براي متمايز کردن ظاهري خانه ها است.
طول و عرض سطرها و ستونها قابل تغيير است، براي اين کار موس را روي سرستون يا سر سطر برده و وقتي روي خط جدا کننده بين آنها قرار گرفت و به صورت يک خط با دو فلش در طرفين شد کليک و درگ کنيد (درگ کردن يعني: کشيدن موس در حالي که کليک کرده ايد)
اگر در خانه اي مطلب طولاني بنويسيد که از طول خانه بيشتر باشد تا مادامي که خانه بغلي اش خالي باشد نوشته ها روي خانه بغلي را پوشانده و قابل روئيت هستند.
ولي اگر در خانه بغلي چيزي بنويسيد ديگر اضافات نوشته شما قابل روئيت نيست. اشتباه نکنيد! نوشته هاتان پاک نشده بلکه با عريض کردن خانه دوباره قابل ديدن خواهند شد. (در اصل نوشته ها زير نوشته خانه بغلي قايم مي شوند)
نکته مهم: اگر خانه اي قبلا" ويرايش شده باشد و بخواهيد آن را تغيير دهيد به نکات زير توجه کنيد:
1- اگر آن خانه را انتخاب کنيد و شروع به نوشتن مطلب جديد کنيد، در اين صورت مطلب قبلي پاک خواهد شد
2- براي اينکه مطلب قبلي پاک نشود خانه را انتخاب کرده و دو بار روي آن کليک کنيد، در اين صورت بدون پاک شدن مطلب قبلي مي توانيد آن را ويرايش کنيد
3- به جاي انتخاب خانه و دبل کليک روي آن مي توانيد خانه را انتخاب کرده و کليد F2 را بزنيد، در اين صورت خانه فعال شده و نشانگر موس در انتهاي مطلب مندرج در خانه قرار خواهد گرفت.
4- اگر نوشته داخل خانه از طول خانه بيشتر شده باشد بايد روي همان قسمت از متن که داخل محدوده طول خانه است دبل کليک کنيد وگرنه خانه بغلي فعال خواهد شد.
در بالا (خارج محدوده جدول) زير "نوار منو" يک سطر است که با fx شروع مي شود. هر خانه اي را که در حالت انتخاب قرار دهيد نوشته داخل آن خانه را در آن سطر خواهيد ديد.
اگر در خانه اي فرمول (عمليات رياضي) نوشته باشيد (مانند همان مثال: 2+1=) نتيجه فرمول در خانه ثبت مي شود و اگر خانه را در حالت انتخاب قرار دهيد خود فرمول را نيز در سطري که اشاره کردم خواهيد ديد.
حال پايين صفحه را نگاه کنيد، نوشته: Sheet1 يعني صفحه1 ، در اصل اين صفحه جدول مانند يک صفحه از فايل اکسلي است که باز کرده ايد و مي توانيد چندين صفحه مانند اين تشکيل دهيد. معمولا" فايلهاي جديد اکسلي که باز مي کنيد با نام پيش فرض book1 و با سه صفحه پيش فرض sheet1 ,sheet2 , sheet3 باز مي شوند.
يک مطلب مهم را با مثال بيان مي کنم: شما به جاي اينکه در يک خانه بنويسيد 3+2= و نتيجه آن خانه عدد 5 شود، مي توانيد اعداد را از خانه هاي ديگر بگيريد، به اين صورت: در خانه a1 بنويسيد 2 و در خانه a2 بنويسيد 3 حال در يک خانه ديگر بنويسيد: A1+a2= و نتيجه همان پنج خواهد شد.
اين توضيح را هم بدهم که در اکسل از عباراتي در فرمول نويسي مي توانيد استفاده کنيد که به آنها تابع مي گويند و کارشان انجام عمليات رياضي از پيش تعيين شده است.
عجله نکنيد با اينها که گفتم اسمشان تابع است کم کم آشنا خواهيد شد. فقط من يک مثال ساده مي زنم: يکي از اين توابع تابع sum است. در خانه اي مي نويسيد (sum(a1:a70= اين تابع مقادير خانه a1 تا a70 را با هم جمع مي کند.
.... خوب .... با اصول کار آشنا شديد.
حالا نترسيد، شروع کنيد، به نوار بالاي صفحه مراجعه و تا آنجايي که مي توانيد ابزار هاي مختلف را به کار بگيريد و نتيجه کار آنها را ببينيد، فقط اگر به قسمت option برخورد کرديد با احتياط گزينه هايش را تغيير دهيد زيرا تنظيمات کلي اکسل را تغيير مي دهند.
مطمئن باشيد چند روز که با ابزار هاي مختلف کار کنيد، چيزهايي خواهيد آموخت که شايد کاربران کهنه کار هم بلد نباشند! زيرا با ارائه ورژن هاي جديد امکاناتي به اکسل اضافه مي گردد که کاربران کهنه کار اغلب دنبالش نمي روند تا آنها را بيابند!!!
مانند ياد گيري حرف زدن در نوزادان مي ماند! لازم نيست حتما" کتاب بخوانيد، شايد اصلا" کتاب در ابتدا مخل ياد گيري شما گردد. همانطور که بچه با قرار گرفتن در محيط حرف زدن ياد مي گيرد، شما هم با پرسه زدن در محيط اکسل تا حدود زيادي آن را ياد خواهيد گرفت.
البته بعد که حرف زدن ياد گرفتيد براي خواندن و نوشتن حتما" بايد مدرسه برويد.
يک نکته هم در آخر بگويم که از آن نکته هاي ابتدايي است که کارآيي زيادي دارد، با راست کليک روي يک خانه (سل) در قسمت format cells تنظيمات مفيدي در دسترس قرار مي گيرد.
موفق باشيد.

اخطار: این یک موضوع قدیمی است به دلیل قدیمی بودن موضوع، ممکن است برخی فایل های ضمیمه به درستی کار نکنند. لطفا در صورت عدم ضرورت، از بالا آوردن موضوعات قدیمی خودداری نمایید.