mrexcel
2011/03/11, 10:27
مايكروسافت اکسل با وجود ويژگيهاي
نمایشی بسیاری که دارد، یک ابزار تحلیل قوی است. هنگامی که زمان سازماندهی اطلاعات اولیه آن به دیگران فرا می رسد، احتمالاً مجبورید به دو برنامه دیگر در
سیستم مایکروسافت آفیس رجوع کنید: ورد و پاورپونیت. به طور طبیعی این برنامه ها طراحی شده اند تا دو شادوش اکسل کار کنند،
تا اینکه بتوانید به سادگی عملیات ریاضی را در اکسل انجام دهید و هنگامی که نیاز به ساخت یک نمایش شناسایی یا تصویری دارید، نتایج را به ورد یا پاورپوینت انتقال دهید.در این قسمت ما چند نکته را که هنگام درج جداول و نمودارهای اکسل در سندهای ورد و پاورپوینت به آنها نیاز دارید، بررسی خواهیم کرد. همچنین به شما نشان خواهیم داد تا چگونه از لیست های تماس ذخیره شده در اکسل برای تولید فرم ها، برچسبهای پستی، و نامه ها در ورد استفاده نمایید.استفاده از جداول اکسل در سندهای ورد البته می توانید جداول را مستقیماً در ورد ایجاد کنید اما باید برای انجام این کار با دستورات منوی Tableدست و پنجه نرم نمایید. اگر جداول شما شامل بیش از چند سطر یا ستون باشند، ساخت آنها در اکسل و سپس انتقال آنها به سندهای ورد را ساده تر خواهید یافت. می توانید از روشهای زیر برای انتقال یک محدوده کاربرگ از اکسل به ورد استفاده کنید: داده های اکسل را در کلیپ برد کپی کنید و سپس از Paste
یا Paste Special
در ورد استفاده نمایید تا جدول را در قالب دلخواه خود و با یا بدون یک پیوند به داده ها مبدأ در ورد بنشانید.Object׀Insert
را در ورد انتخاب کنید. File׀Insert
را در ورد انتخاب کنید. چسباندن یک جدول اکسل از کلیپ برد اگر یک محدوده کاربرگ اکسل را در کلیپ برد کپی کنید و سپس آن محدوده را در ورد بچسبانید (با استفاده از دستورPasteیا میانبر صفحه کلید آن، Ctrl+V)، منوی تگ هوشمند که در زیر گوشه پایین سمت راست داده های چسبانده شده ظاهر می شود و دستیابی سریع به گزینه های قابل بندی که مایکروسافت فکر میکند شما اغلب آنها را می خواهید، فراهم می کند. Keep Source Formatting
ورد داده ها را به صورت یک بلوک از HTML
دریافت می کند و یک جدول، فونت های محفوظ، خصوصایت تراز بندي، قالب بندی عددی، رنگ متن، و سایه زنی مطالب اصلی را ایجاد می نماید. در اکثر حالات (ولی نه در تمام حالات)، این گزینه(پیش فرض) یک راه مؤثر باری ایجاد یک جدول در ورد است که با ظاهر داده های اکسل شما مطابقت می کند. بعد از اینکه عمل چسباندن را انجام دادید، می توانید از دستورات موجود روی منوی Table
ورد برای تغییر مشخصه هایی مثل عرض ستون و موقعیت جدول در داخل متن احاطه شده استفاده نمایید(مثلاً روی برگه Table
از کادر مکالمه Table Properties
می توانید مشخص کنید که اگر جدول عرض کامل سند ورد را اشغال نکرد، باید متن جدول در ادامه خط بعد بیاید یا خیر). نکته: اگر نمایش خطوط شطرنجی را در اکسل غیرفعال کرده باشید، ممکن است تعجب کنید که خطوط شطرنجی را در ورد می بینید، حتی هنگامی که Keep Source Formattingرا انتخاب می نمایید. برای چسباندن یک جدول بدون ظاهر شدن خطوط شطرنجی در ورد، قبل از عمل چسباندن، Hide Gridlines
را از منوی Tableدر ورد انتخاب کنید.Match Destination Table Style: داده ها به صورت یک جدول در ورد می آیند، اما ورد آنها را طوری قالب بندی می کند که انگار جدول را مستقیماً در ورد ایجاد نموده اید. قالب بندی عددی و شیوه های کاراکتری که در اکسل استفاده می کنید(مثلاً قلم سیاه و واحد پول با دو رقم اعشار)، حفظ می شوند اما در اکثر موارد دیگر، داده های شما طوری به نظر می رسند که انگار آنها را در ورد تایپ کرده اید(نه اینکه آنها را از اکسل چسبانده). به عنوان مثال، اگر فونت پیش فرض شما در ورد Times New Roman
ظاهر می شود. اگر می خواهید ظاهر جدول را با بقیه سند خود یکنواخت سازید، این گزینه را به کار برید. به هر حال توجه کنید که اگر داده های شما در اکسل از ترازهای غیر پیش فرض استفاده نمایند(مثلاً تراز راست متن)، معمولاً بعد از آوردن آن در ورد، نیاز به کمی قالب بندی است. همانند انتخاب پیش فرض (Keep Source Formatting)، منوی Tableورد نیز برای کمک به شما برای عرض ستونها، گزینه های جریان داده و غیره، قابل استفاده است.Keep Text Only: اگر این گزینه را انتخاب کنید، ورد یک جدول ایجاد نمی کند. بلکه محتوای هر سل را با فونت پیش فرض فعلی می چسباند و سل های را با کاراکتر Tab
جدا می کند. اگر می خواهید یک ستون را از اکسل کپی نمایید، این گزینه مفید خواهد بود. هنگامی که چند ستون شامل شود، انتخاب Keep Text Onlyباعث تولید یک متن تراز نشده در ورد می گردد.apply Style or Formatting
این گزینه همانند گزینه Keep Source Formatting
رفتار می کند(اکسل یک جدول می سازد و ترازها، سایه زنی و غیره را حفظ می کند)، اما سبب میشود که ورد، قاب وظیفه Styles And Formatting
را نمایش دهد، تا بتوانید شیوه و قالب بندی کاراکتری را اعمال کنید. علاوه بر این چهار گزینه، منوی تگ هوشمند نیز دستوراتی را برای پیوند جدول ورد(در قالبهای اکسل یا ورد) به مبدأ آن در اکسل فراهم می نماید. انتخابهای Match Destination Table Style And Link To Excel
و Keep Source Formatting And Link To Excel
معادل با انتخاب paste Specialو برگزیدن گزینه Paste Linkهستند. نکته: سند اکسل خود را قبل از عمل چسباندن، نبندید. اگر داده ها را از اکسل به کلی برد کپی کنید و سپس سند اکسل را ببندید، اکثر گزینه های چسباندن در ورد کمرنگ می شوند. قالب چسباندن پیش فرض، از HTMLبه RTF(قالب متنی غنی) تغییر می کند و گزینه های پیوند سند ورد شما به مبدأ خودش در اکسل، ناپدید می شوند. استفاده از Paste Specialبرای کنترل قالب جدول هنگامی که داده های اکسل را می چسبانید، منوی تگ هوشمندی که ظاهر می شود تنها شامل رایجترین گزینه های قالب بندی می باشد که احتمالاً نیازهای شما را در بسیاری از موارد برآورده می سازد. به هر حال، حتی زمانی که از گزینه Keep Source Formattingاستفاده می کنید، ممکن است عناوین سطر یا ستونهایی را که در اکسل روی یک خط ظاهر می شوند، به صورت ناهنجاری روی چند خط در ورد مشاهده نمایید. اغلب می توانید با گسترش عرض ستونهای حاصله در ورد، این عناوین را به ظاهر اصلی خود بازگردانید. هر چند مواقعی وجود دارد که ترجمه ورد از HTMLدریافتی از اکسل، نمی تواند ظاهر جدول اکسل شما را مجدداً بسازد. به جای اینکه سعی کنید یک قطعه بد ترجمه شده از
HTMLرا در ورد اصلاح کنید، بهتر آن است که یکی از قالبهای چسباندن موجود در کادر مکامه Paste Special
ورد را امتحان نمایید.تقریباً با هر یک از قالبهای نمایش یافته در کادر مکامه Paste Special، می توانید بچسبانید یا پیوند نشان کنید.استفاده از Microsoft Excel Worksheet Objectچسباندن توسط قالب Worksheet Object، باعث کپی شدن کامل ظاهر جدول اکسل می شود؛ از جمله هر عنصر گرافیکی که باید در انتخاب اکسل شما شامل شود. همچنین به شما اجازه می دهد تا با استفاده از دستورات و ويژگي های اکسل(نه ورد)، جدول چسبانده شده را ویرایش کنید. به عنوان مثال اگر می خواهید یک قالب عددی سفارشی را بعد از چسباندن داده های خود به عنوان یک شیء در ورد، به آنها اعمال کنید، می توانید این کار را با دوبار کلیک نمودن شیء انجام دهید. هنگامی که این کار را انجام دهید، رابط کاربری ورد به طور موقت با رابط کاربری اکسل ادغام می شود؛
بعد از اینکه شیء را ویرایش نمودید و بخش دیگری از سند ورد را کلیک کردید، منوهای اکسل با منوهای ورد جایگزین می گردند و عناوین سطر و ستون کاربرگ ناپدید می شوند.یادداشت: هنگامی که یک شیء درج شده اکسل را که شامل اجزای گرافیکی می باشد دوبار کلیک نمایید، ورد ممکن است موقتاً آن اجزا را قطع کند. به هر حال هنگامی که به رابط کاربری عادی ورد بر می گردید، اجزای گرافیکی نیز به صورت کامل بازیابی می شوند.یک ویژگی مهم که باید در مورد اشیای اکسل که در سندهای ورد درج می شوند به آن توجه کنید، این است که اکسل کل کارپوشه و نه تنها بخشی از آن را که در کلیپ بر کپی کرده اید، درج می نماید. اگرچه پنجره ویرایشی که هنگام دوبار کلیک نمودن شیء اکسل در ورد ظاهر می شود دارای همان ابعاد انتخاب اصلی در اکسل است، اما می توانید به هر بخشی از کاربرگ فعلی و حتی به کاربرگی در همان کارپوشه بروید. هنگامی که به ورد بر می گردید(کلیک نمودن چیزی بجز شیء درج شده)، ورد هر پیمایشی را که شما انجام داده اید به عنوان ویرایش شیء درج شده در نظر می گیرد. اگر در حالی که ویرایش می کنید از Sheet1به Sheet2بروید، هنگامی که به سند ورد خود باز می گردید، Sheet2را خواهید دید.نکته: حذف چیزهای زائد قبل از چسباندن چون ورد هنگامی که یک انتخاب اکسل را به عنوان یک شیء می چسبانید، کل کارپوشه را درج می کند، و چون عمل درج اندازه سند دریافتی را افزایش می دهد، بهتر آن است که هر چیزی را که نیاز ندارید، قبل از عمل درج حذف کنید. اگر جدولی را که می خواهید در سند ورد خود درج نمایید. بخشی از یک کارپوشه بزرگ اکسل است، ابتدا آن را در یک کارپوشه خالی کپی کنید. سپس آن را به کلیپ برد کپی نمایید و در اکسل درج کنید. استفاده از (RTF)Formatted Textو HTML Format قالب RTFو HTML، فونت و قالب بندی عددی انتخاب اکسل شما را حفظ می کنند. آنها در روش حفظ آن قالب بندی تفاوت دارند. RTFاز قالب متنی غنی استفاده می کند که یک روش کدگذاری اطلاعات قالب بندی است و مدتهای زیادی است که در مايكروسافت آفیس و انواع دیگر سندها قابل استفاده می باشد. HTML(زبان نشانه گذاری فوق متنی) ، قالب پیش فرض ورد است (همان قالبی که هنگام فشار دادن Ctrl+V
دریافت می کنید) و همچنین زبان برنامه نویسی شبکه جهانی وب می باشد. هر دو قالب جداولی را در ورد تولید می نمایند، تراز سلی را که در اکسل داشتید حفظ می کنند و از طریق منوی Tableورد، اجازه اصلاح می دهند. هیچ یک از قالبها شامل عناصر گرافیکی که بخشی از انتخاب اکسل شما بودند، نمی باشند.ترجمه قالب انتخاب اکسل شما توسط HTML
احتمالاً دقیقتر از RTFاست. اما ممکن است بخواهید تا ببینید کدام قالب بهتر هدف شما را برآورده می سازد. اگر نتایج دریافتی را دوست نداشتید، Undo׀Editرا انتخاب کنید و قالب دیگری را امتحان نمایید. استفاده از Unformatted Textو Unformatted Unicode Textهنگامی که نمی خواهید داده های کلیپ برد به صورت یک جدول در ورد ظاهر شوند، از Unformatted Text
و Unformatted Unicode Textاستفاده کنید. هر دو قالب، داده ها را از کلیپ برد طوری انتقال می دهند انگار که آنها را مستقیماً در سند ورد خود تایپ کرده اید؛ از کاراکتر Tabبین ستونهای انتخاب اصلی اکسل شما و از کاراکتر Returnدر انتهای خطها استفاده می کنند. به طور عادی، نتیجه این می شود که داده ای که به طور صحیح در اکسل تراز شده بود، دیگر در ورد تراز شده نیست. اگر داده های شما شامل کاراکترهایی در خارج از محدوده ANSI
عادی هستند(مثلاً کاراکترهای الفبای غیر لاتین)، قالب Unicode
را استفاده نمایید. در غیر این صورت فرقی نمی کند که کدامیک از این دو قالب را به کار برید. استفاده از Picture، Bitmapو (Enhanced Metafile)pictureقالبهای Picture، Bitmapو Picture (Enhanced Metafile)تقریباً نمایش گرافیکی از انتخاب اصلی اکسل شما را تولید می کنند(البته شامل هر عنصر گرافیکی مرتبط با آن). چون که نتایج، تصویر هستند و جدول نیستند، می توانید آنها را با ابزارهای روی نوار ابزار Picture
ورد اصلاح کنید(مثلاً می توانید تصویر درج شده را روشنتر یا تیره تر نمایید، یا اشكال رنگی را به خاکستری تبدیل کنید).از سه نوع قالب تصویری موجود، Bitmap
معمولاً کاملترین کپی از ظاهر اصلی را فراهم می کند؛ البته با اندازه فایل بیشتر. به هر حال برای جداولی که دارای عناصر گرافیکی نیستند، قالب Picture (Windows Metafile)معمولاً مناسبتر است. امتحان کنید تا ببینید که کدامیک برای شما بهتر کار می کنند. پیوند نشان کردن یک جدول اکسل در وردمی توانید هر کدامیک قالبها را با انتخاب Paste Link
در کادر مکالمه Paste Special، پیوند نشان کنید. هنگامی که این کار را انجام می دهید، ورد یک فیلد ایجاد می نماید که مبدأ داده اکسل شما را مورد اشاره قرار می دهد. فیلد، یک کد است(مثلاً یک فرمول ارجاع خارجی در اکسل) که به برنامه کاربردی می گوید تا در صورتی که شما تقاضای یک به روز رسانی عادی را کردید، چطور داده ها را به روز رسانی کند. کد همچنین به برنامه کاربردی می گوید که اگر اطلاعات پیوندی را در سند ورد خود دوبار کلیک کردید، چطور داده های کد را پیدا کند. می توانید با انتخاب Options׀Tools
در ورد، کلیک نمودن برگه Viewو علامت زدن کادر انتخاب Field Codes، کد را ببینید.پیوند ها از اکسل به ورد، به طور پیش فرض خودکار هستند، یعنی این که هر بار که منابع اکسل تغییر کنند، سند ورد نیز به طور خودکار تغییر می کند. می توانید با انتخاب Links׀Edit، برگزیدن گزینه پیوندی و انتخاب گزینه Manual Updateدر ورد، به روز رسانی را دستی کنید. در کادر مکالمه Linksمی توانید Break Link
را نیز کلیک نمایید تا داده های ورد را از مبدأ اکسل قطع کنید، یا Change Source
را کلیک نمایید تا به داده های دیگری پیوند ایجاد کنید.در صورتی که به روز رسانی دستی را استفاده می کنید، می توانید با کلیک نمودن Update Nowدر کادر مکالمه Link، باعث به روز رسانی شوید. یک راه ساده تر برای به روز رسانی جدول خود، انتخاب آن و فشار دادن کلید F9
است. پیوند به محدوده های نامدار بسیار مهم است که مطمئن شوید که ورد، منبع یک پیوند اکسل را توسط نام یک محدوده می شناسد و نه با استفاده از یک آدرس عادی محدوده، در غیر این صورت اگر جدول مبدأ به هر دلیلی مکانش تغییر کند( مثلاً اگر شخصی چند سطر را درج یا حذف نماید)، پیوند، دیگر جدول اصلی را مورد اشاره قرار نخواهد داد. اگر محدوده کاربرگ هنگامی که آن را در کلیپ برد می کنید دارای یک نام باشد، هنگامی که عمل پیوندنشان را انجام می دهید، ورد آن را توسط نامش مورد اشاره قرار می دهد. اگر نامگذاری نشده باشد، ورد آن را با استفاده از قرار داد R1C1توسط آدرس سل، مورد ارجاع قرار میدهد. اگر دوباره یک نام به محدوده ای در اکسل انتساب دهید و یک به روز رسانی دستی را انجام دهید، ورد آن را باز هم توسط آدرس مورد اشاره قرار میدهد (و نه توسط نام).برای ترمیم دستی آدرس، مراحل زیر را انجام دهید:Links׀Editرا در ورد انتخاب کنید. و در ستون Item
برای پیوند خود، آدرس R1C1از جدول مبدأ را می یابید. Change Sourceرا کلیک نمایید. یک کادر مکالمه مرورگر فایل ظاهر می شود.Itemرا در این کادر مکالمه کلیک نمایید تا کادر مکالمه Set Itemکه در اینجا نشان داده شده است ظاهر شود.ادرس محدوده R1C1را پاک کنید، نام محدوده جدید را تایپ نمایید و OKرا بزنید. به مرورگر فایل بر خواهید گشت.نام فایلی را که جدول شما در آن قرار دارد انتخاب کنید و Openرا کلیک نمایید.به کادر مکالمه Linksبازگردید، OKرا کلیک نمایید تا پیوند از این به بعد نام آن را بداند. پیوند توسط فوق پیوندهایک راه دیگر برای ایجاد پیوند بین یک سند ورد و یک سند اکسل، استفاده از فوق پیوندهاست. هنگامی که محدوده اکسل روی کلیپ رود قرار دارد، می توانید Paste As Hyperlink׀Editرا در ورد انتخاب کنید. هر سل در محدوده کپی شده، یک فوق پیوند مجزا می گردد. هر فوق پیوند، به سل واقع در گوشه سمت چپ بالای محدوده کپی شده(نه ضرورتاً سل فعال) اشاره می کند. قالبها حفظ می شوند(اما هر سل یک خط زیرین فوق پیوند می گیرد، مگر اینکه نحوه نمایش برای فوق پیوندها را تغییر داده باشید)؛ عناصر گرافیکی از کپی حذف می شوند. عیب اصلی استفاده از فوق پیوندها به جای پیوندهای OLE
(یعنی پیوندنشان کردن)، این است که هنگامی که مبدأ تغییر کند، فوق پیوندها به روز رسانی نمی شوند. یک فوق پیوند می تواند یافتن راه شما یا کاربر دیگری را به مبدأ داده ها تسهیل کند، اما هیچ اطمینانی حاصل نمی نماید که سند ورد شما همانند مبدأ باشد. استفاده از دستور Objectروشهای کلیپ برد که توضیح داده شدند، برای درج جداولی موجود اکسل در سند های ورد خوب هستند. در صورتی که یک جدول را از ابتدا ایجاد می کنید، می توانید از یک روش دیگر، یعنی انتخاب Object׀Insert
در ورد استفاده نمایید. هنگامی که Object׀Insert
را انتخاب می کنید، کادر مکالمه Objectباز می شود. برگه Create Newرا کلیک نمایید و سپس Microsoft Excel Worksheetرا انتخاب کنید. ورد یک پنجره در یک کاربرگ خالی اکسل نشان میدهد.در اینجا می توانید جدول خود را بسازید و از تمام ابزارهای قالب بندی و محاسبه اکسل بهره ببرید. هنگامی که جدول شما برای درج در سند ورد آماده شد، خارج پنجره اکسل را کلیک نمایید. نتیجه، یک شیء اکسل درج شده در فایل ورد شماست؛ درست همانند اینکه جدول را از ابتدا در اکسل ایجاد کرده باشید، آنرا در کلیپ برد کپی نموده باشید و سپس Microsoft Excel Worksheet Object را از کادر مکالمه Paste Special
ورد انتخاب کرده باشید.جدولی را که ورد درج می کند، دارای همان ابعاد سطر و ستونی پنجره اکسلی است که در آن جدول را ایجاد کرده اید. یعنی سل های خالی به همراه سل های پر درج می گردند. اگر مجبور شوید به سل های پرخاصی بروید، بخشی از داده های اکسل شما درج نخواهد شد. به طور خلاصه اینکه باید اندازه پنجره اکسل را تنظيم کنید تا اینکه شامل تمام سطر و ستونهایی باشد که می خواهید در ورد ببینید(و نه بیشتر). استفاده از نمودارهای اکسل در سندهای ورد می توانید یک نمودار اکسل را با کپی کردن آن از کلیپ برد یا با انتخاب Object׀Insertدر ورد، در محیط ورد درج نمایید. اگر یک نمودار اکسل را از کلیپ برد به سند ورد خود بچسبانید، نمودار به صورت قالب تصویری ظاهر می شود. منوی تگ هوشمندی که ظاهر می شود، امکان تغییر به یک شیء نموداری درج شده یا به یک شیء نموداری پیوند داده شده به فایل اصلی را می دهد.همانند یک جدول اکسل، می توانید Paste Special׀Editدر ورد را انتخاب کنید تا قالبی که نمودار شما در اکسل چسبانده می شود را کنترل نمایید. اگر نمودار را از یک کاربرگ نمودار در سند اکسل خود کپی کنید، انتخابهای قالب بندی عبارت خواهند بود از: Microsoft Excel Chart Object، Picture
، Bitmapو Picture (Enhanced Metafile)
چسباندن قالب Object، کل سند اکسل را درج می کند (نه فقط کاربرگ نمودار را)، پس این گزینه امکان بزرگ شدن سندهای ورد شما را بالا می برد(مخصوصاً اگر کارپوشه شما شامل اطلاعات زیادی علاوه بر نموداری است که کپی می کنید). سه گزینه دیگر، تصویر تولید می کنند. قالب Picture
حداقل حافظه را مصرف می نماید، اما باید امتحان کنید و ببینید که کدامیک، تصویر دلخواه شما را در سند ورد تولید می کنند. اگر از یک نمودار درج شده کپی تهیه می کنید(ابتدا باید برای انجام این کار، Chart Areaنمودار را انتخاب نمایید)، گزینه های Pictureو Bitmapغیر قابل استفاده می شوند. برای ویرایش یک شیء نمودار درج شده در سند ورد، آن را دوبار کلیک نمایید. چون که ورد، کل سند اکسل را که نمودار از آن سرچشمه می گیرد درج می کند، هنگامی که وارد حالت Editمی شوید هم به نمودار و هم به نمودار و هم به داده های مرتبط با آن دسترسی خواهید داشت. بنابراین می توانید هم ظاهر نمودار(یعنی یک نمودار روی یک کاربرگ نموداری مجزا نمایش می یابد)، متوجه می شوید که هنگام ورود به حالت Edit، اکسل نمودار را روی یک کاربرگ نموداری مجزا نمایش می دهد. در اشتباه نیفتید؛ طرح کارپوشه اکسل را نسبت به موقعی که نمودار را وارد کرده اید، تغییری نداده است. در حقیقت دست به آن کارپوشه نزده است؛ هنگامی که یک شیء نموداری درج شده را ویرایش می کنید، تنها با نسخه درج شده(و نه سند اصلی) کار می نمایید. برای پیوند نشان کردن یک نمودار اکسل در یک سند ورد، Cpy׀Editرا در اکسل انتخاب کنید تا نمودار را به کلیپ برد بفرستید. سپس Paste Special׀Editرا در ورد برگزینید. قالبی را که می خواهید نمودار طبق آن ترجمه گردد انتخاب نمایید، گزینه Paste Linkرا بر گزینید و سپس OK
را کلیک کنید. می توانید یک نمودار از یک کاربرگ Chartرا در هر قالبی بجز Picture (Enhanced Metafile)، پیوندنشان کنید.همچنین می توانید با انتخاب Object׀Insert
در ورد و سپس برگزیدن Microsoft Excel Chartروی برگه Create Newاز کادر مکالمه Object، یک نمودار اکسل را درج کنید. ورد ابتدا یک نمودار ساختگی اکسل را نمایش می دهد که هزینه های غذا، بنزین و هتل را برای ماههای ژانویه تا ژوئن ترسیم کرده است. با دانستن اینکه احتمالاً این همان نموداری نیست که مورد نظر شما بود، شما را مستقیماً به حالت Editمی برد. در آنجا یک کاربرگ
(Sheet1)و یک کاربرگ نموداری که شامل نمودار ساختگی است را خواهید یافت. می توانید با داده های مورد نظر خود جهت ترسیم، اطلاعات گزارش هزینه Sheet1را بازنویسی کنید. استفاده از اکسل برای فراهم نمودن داده های Mail-Mergeدر ورد مايكروسافت ورد شامل یک دستور Mail-Merge
است که ایجاد بسته ای نامه ها، پیامهای پست الکترونیک و فهرستها را تسهیل می بخشد. می توانید جداول اکسل(همچنین دیگر انواع منبع داده ای) را برای فراهم کردن نام، آدرس، شماره تلفن و الی آخر، برای استفاده دستور Mail Merge
به کار برید. قبل از وارد کردن داده ها از اکسل در ویزارد Mail Mergeورد، مطمئن شوید که کاربرگ اکسل شما برای این هدف، دارای ساختار خوبی است. چدول شما باید شرایط زیر را دارا باشد:هر ستون در سطر اول باید نام یک فیلد، مثل Title
، Salutation، First Name، Middle Name
، Last Name، Address1، Address2و الی آخر باشد.نام هر فیلد باید منحصر به فرد باشد.هر بخش از اطلاعاتی را که میخواهید قادر به ویرایش جداگانه آنها در سند ادغام خود باشید، باید در یک فیلد مجزا ضبط شوند. مثلاً در فرم یک نامه، احتمالاً می خواهید با نام و نام خانوادگی به صورت مجزا کار کنید تا اینکه بتوانید از هر دو در یک بلوک آدرس استفاده نمایید، اما نام خانوادگی(با عنوان یا سمت) را در ابتدای نامه به کار برید. بنابراین جدول اکسل شما باید دارای فیلدهای مجزا برای نام و نام خانوادگی باشد.هر سطر باید اطلاعاتی در مورد یک گزینه خاص فراهم کند. به عنوان مثال در یک لیست پستی، هر سطر شامل اطلاعاتی در مورد یک گیرنده خاص است. جدول شما باید سطر خالی نداشته باشد. برای استفاده از دستور Mail Merge
این مراحل را دنبال کنید: Mail Merge׀Letters And Mailings׀Tools
را انتخاب کنید: برای استفاده از یک جدول اکسل به عنوان منبع داده ای، Use An Existing List
را انتخاب کنید. سپس Browse
را کلیک نمایید. هنگامی که فایل اکسل خود را باز کنید، کادر مکالمه Select Table
که ظاهر می شود، یک موجودیت را برای هر کاربرگ نشان می دهد. کاربرگی را که شامل رکوردهایی است که می خواهید ادغام کنید، مشخص نمایید و سپس OK
را کلیک کنید. کادر مکالمه Mail Merge Recipients
ظاهر می شود و به شما اجازه می دهد منبع داده ای را مرتب و فیلتر کنید. ابتدا کادر انتخاب موجود در کنار هر رکورد، علامت خورده است، بدین معنی که تمام رکوردها در ادغام شما شامل خواهند شد. برای حذف گزینه های خاص، کادر انتخاب آن را پاک نمایید(اگر تنها چند گزینه را می خواهید، می توانید Clear Allرا کلیک کنید و سپس رکوردهای موردنظر را برگزینید). برای فیلتر سازی مؤثر، می توانید از فلشهای موجود در سمت چپ نام هر فیلد استفاده کنید. این عملکرد همانند ویژگی فیلتر سازی خودکار در اکسل است، اگرچه آنها از یک رابط کاربری کاملاً متفاوت استفاده می کنند. برای محدود کردن لیست به یک سری از رکوردهای خاص(مثلاً تمام رکوردها با کدهای پستی بزرگتر یا مساوی 90000)، فلش کنار هر فیلد را کلیک نمایید (حتماً نباید همان فیلدی باشد که برای شما مهم است)، Advancedرا انتخاب کنید و سپس کادر مکالمه Filter And Sortرا پر نمایید.در فیلد Field، فیلدی را که می خواهید شرط فیلتر سازی باشد انتخاب کنید. در فیلد Comparison
، یک عمل مقایسه ای و در فیلد Compare To
، یک مقدار مقایسه را انتخاب نمایید. اگر به بیش از یک شرط فیلتر سازی نیاز دارید، And
یا Orرا در ابتدای خط دوم انتخاب کنید و سپس نام فیلترهای دیگر، عملگر و شرط مقایسه را بیاورید.
می توانید از برگه Sort Records
برای تغییر دادن ترتیبی که داده ها به مکانیسم Mail-Mergeوارد می شوند، استفاده کنید. به هر حال اگر تنها فقط توسط یک فیلد مرتب سازی می نمایید، ساده تر است که عنوان فیلد را در کادر مکالمه Mail Merge Recipientsکلیک کنید. یک عنوان را کلیک نمایید تا یک ترتیب صعودی توسط آن عنوان تولید شود؛ کلیک دوم باعث مرتب شدن نزولی می شود. هنگامی که داده هایی را که می خواستید داشتید، OK
را کلیک نمایید تا به قاب وظیفه Mail Merge
برگردید. در مراحل باقیمانده، می توانید سند ادغام خود را بسازید(سندی که رکوردهای داده ای شما را مورد استفاده قرار می دهد)، نتایج را به صورت پیش نمایش ببینید و سپس عمل ادغام را انجام دهید. برای اطلاعات بیشتر در مورد ابزارهای Letters And Mailingsدر ورد، از جمله قاب وظیفه Mail Merge
، کتاب Microsoft Office Word 2003 Inside Out
چاپ مايكروسافت را ببینید. استفاده از داده های اکسل در پاورپوینت قالب پیش فرض برای چسباندن داده های فهرستی از اکسل به پاورپوینت(همانند چسباندن در ورد)، HTMLاست. همانند ورد، پاورپوینت این HTML
را طوری ترجمه می کند که تا حد امکان ظاهر داده های شما همانند کاربرگ اکسل باشد. برعکس ورد، پاورپوینت شامل هر شیء گرافیکی می باشد که هنگام کپی کردن از اکسل در کلیپ برد، بخشی از انتخاب شما بوده است.متأسفانه همانند ورد، پاورپوینت نیز بعضی وقتها یک ترجمه مناسب را ارائه نمی دهد. اگر ظاهر یک چسباندن پیش فرض را دوست ندارید، منوی تگ هوشمند را باز کنید و یک قالب دیگر را انتخاب نمایید. انتخابهای شما عبارتند از: Excel Table (Entire Workbook)
icture Of Table (Smaller File Size) Keep Text Only گزینه Excel Table
یک شیء درج شده را ایجاد می کند. همانند ورد، پاورپوینت نیز کل فایل اکسل را درج می کند؛ که قطعاً عامل مهمی برای افزایش اندازه فایل است. در عوض افزوده شدن اندازه فایل، این امکان را خواهید داشت که اسلاید خود را به بخشهای دیگری از کارپوشه ببرید(برای انجام این کار، شیء را دوبار کلیک نمایید. سپس همانند اکسل انتقال را انجام دهید). گزینه Picture Of Table، یک تصویر از داده های شما را در قالب Windows Metafileمی چسباند. در بسیاری از حالات متوجه خواهید شد که این قالب نسبت به قالب HTML
، داده های اکسل شما را صحیح تر درج می کند، بدون اینکه با درج کل سند اکسل، باعث مشكل اندازه فایل شود. اگر بلافاصله با ظاهر تصویر Windows Metafile
خشنود نیستید، عمل چسباندن را لغو کنید(Ctrl+Zرا فشار دهید)، Paste Special׀Editرا انتخاب نمایید و یکی دیگر از قالبهای تصویری را امتحان کنید.گزینه Keep Text Only، همانند معادلUnformatted Textدر ورد، معمولاً ستونهای غیر تراز را در پاورپوینت باعث می شود. به هر حال ممکن است آن را برای چسباندن یک ستون ساده جداول متنی از اکسل، مناسب بیابید.پیوندنشان کردن داده های اکسل در پاورپوینت برای ایجاد یک پیوند بین یک اسلاید پاورپوینت و یک سند مبدأ در اکسل، داده های اکسل را در کلیپ برد کپی کنید و سپس Paste Special׀Edit
را در پاورپوینت انتخاب نمایید. در کادر مکالمه Paste Special، گزینه Paste Linkرا انتخاب کنید. برخلاف ورد که می توانست پیوندهایی به داده های اکسل در هر قالب تصویری و شیئی ایجاد نماید، پاورپوینت فقط پیوندهایی به کاربرگ یا اشیای نموداری پشتیبانی می کند.اگر یک اسلاید پاورپوینت را به یک محدوده روی کاربرگ اکسل پیوند می دهید، حتماً قبل از کپی کردن محدوده در کلیپ برد، آن را نامگذاری کنید. اگر این کار را نکنید و بعداً کاربرگ را مرتب سازی دوباره نمایید(مثلاً داده های پیوندی را به یک مکان جدید انتقال دهید)، اسلاید شما دیگر به همان داده ها پیوند نخواهد داشت.استفاده از نمودارهاي اکسل در پاورپوینتاستفاده از اکسل برای ایجاد نمودار جهت اسلایدهای پاورپوینت شما، ضرورتاً همانند استفاده از اکسل برای ایجاد جداول است. می توانید یک نمودار اکسل را در کیپ برد کپی کنيد و سپس آن را در پاورپوینت بچسبانید، یا Object׀Insert
را انتخاب نمایید و Microsoft Excel Chart
را بر گزینید. اگر راه دوم را انتخاب کنید، پاورپوینت نمودار را با مجموعه رنگ های بیشتری نسبت به ورد نشان می دهد. می توانید کاربرگ مربوطه را تغییر دهید تا نموداری که نیاز دارید، بسازید. اگر یک نمودار را از کلیپ برد به یک اسلاید پاورپوینت بچسبانید، پاورپوینت به طور پیش فرض کل کارپوشه اکسل را درج می کند. با استفاده از منوی تگ هوشمند، می توانید یک تصویر از نمودار را داشته باشید؛ که در صورتی که بعداً نیاز به ویرایش نمودار نداشته باشید، نظر شما را تأمین می کند.
نمایشی بسیاری که دارد، یک ابزار تحلیل قوی است. هنگامی که زمان سازماندهی اطلاعات اولیه آن به دیگران فرا می رسد، احتمالاً مجبورید به دو برنامه دیگر در
سیستم مایکروسافت آفیس رجوع کنید: ورد و پاورپونیت. به طور طبیعی این برنامه ها طراحی شده اند تا دو شادوش اکسل کار کنند،
تا اینکه بتوانید به سادگی عملیات ریاضی را در اکسل انجام دهید و هنگامی که نیاز به ساخت یک نمایش شناسایی یا تصویری دارید، نتایج را به ورد یا پاورپوینت انتقال دهید.در این قسمت ما چند نکته را که هنگام درج جداول و نمودارهای اکسل در سندهای ورد و پاورپوینت به آنها نیاز دارید، بررسی خواهیم کرد. همچنین به شما نشان خواهیم داد تا چگونه از لیست های تماس ذخیره شده در اکسل برای تولید فرم ها، برچسبهای پستی، و نامه ها در ورد استفاده نمایید.استفاده از جداول اکسل در سندهای ورد البته می توانید جداول را مستقیماً در ورد ایجاد کنید اما باید برای انجام این کار با دستورات منوی Tableدست و پنجه نرم نمایید. اگر جداول شما شامل بیش از چند سطر یا ستون باشند، ساخت آنها در اکسل و سپس انتقال آنها به سندهای ورد را ساده تر خواهید یافت. می توانید از روشهای زیر برای انتقال یک محدوده کاربرگ از اکسل به ورد استفاده کنید: داده های اکسل را در کلیپ برد کپی کنید و سپس از Paste
یا Paste Special
در ورد استفاده نمایید تا جدول را در قالب دلخواه خود و با یا بدون یک پیوند به داده ها مبدأ در ورد بنشانید.Object׀Insert
را در ورد انتخاب کنید. File׀Insert
را در ورد انتخاب کنید. چسباندن یک جدول اکسل از کلیپ برد اگر یک محدوده کاربرگ اکسل را در کلیپ برد کپی کنید و سپس آن محدوده را در ورد بچسبانید (با استفاده از دستورPasteیا میانبر صفحه کلید آن، Ctrl+V)، منوی تگ هوشمند که در زیر گوشه پایین سمت راست داده های چسبانده شده ظاهر می شود و دستیابی سریع به گزینه های قابل بندی که مایکروسافت فکر میکند شما اغلب آنها را می خواهید، فراهم می کند. Keep Source Formatting
ورد داده ها را به صورت یک بلوک از HTML
دریافت می کند و یک جدول، فونت های محفوظ، خصوصایت تراز بندي، قالب بندی عددی، رنگ متن، و سایه زنی مطالب اصلی را ایجاد می نماید. در اکثر حالات (ولی نه در تمام حالات)، این گزینه(پیش فرض) یک راه مؤثر باری ایجاد یک جدول در ورد است که با ظاهر داده های اکسل شما مطابقت می کند. بعد از اینکه عمل چسباندن را انجام دادید، می توانید از دستورات موجود روی منوی Table
ورد برای تغییر مشخصه هایی مثل عرض ستون و موقعیت جدول در داخل متن احاطه شده استفاده نمایید(مثلاً روی برگه Table
از کادر مکالمه Table Properties
می توانید مشخص کنید که اگر جدول عرض کامل سند ورد را اشغال نکرد، باید متن جدول در ادامه خط بعد بیاید یا خیر). نکته: اگر نمایش خطوط شطرنجی را در اکسل غیرفعال کرده باشید، ممکن است تعجب کنید که خطوط شطرنجی را در ورد می بینید، حتی هنگامی که Keep Source Formattingرا انتخاب می نمایید. برای چسباندن یک جدول بدون ظاهر شدن خطوط شطرنجی در ورد، قبل از عمل چسباندن، Hide Gridlines
را از منوی Tableدر ورد انتخاب کنید.Match Destination Table Style: داده ها به صورت یک جدول در ورد می آیند، اما ورد آنها را طوری قالب بندی می کند که انگار جدول را مستقیماً در ورد ایجاد نموده اید. قالب بندی عددی و شیوه های کاراکتری که در اکسل استفاده می کنید(مثلاً قلم سیاه و واحد پول با دو رقم اعشار)، حفظ می شوند اما در اکثر موارد دیگر، داده های شما طوری به نظر می رسند که انگار آنها را در ورد تایپ کرده اید(نه اینکه آنها را از اکسل چسبانده). به عنوان مثال، اگر فونت پیش فرض شما در ورد Times New Roman
ظاهر می شود. اگر می خواهید ظاهر جدول را با بقیه سند خود یکنواخت سازید، این گزینه را به کار برید. به هر حال توجه کنید که اگر داده های شما در اکسل از ترازهای غیر پیش فرض استفاده نمایند(مثلاً تراز راست متن)، معمولاً بعد از آوردن آن در ورد، نیاز به کمی قالب بندی است. همانند انتخاب پیش فرض (Keep Source Formatting)، منوی Tableورد نیز برای کمک به شما برای عرض ستونها، گزینه های جریان داده و غیره، قابل استفاده است.Keep Text Only: اگر این گزینه را انتخاب کنید، ورد یک جدول ایجاد نمی کند. بلکه محتوای هر سل را با فونت پیش فرض فعلی می چسباند و سل های را با کاراکتر Tab
جدا می کند. اگر می خواهید یک ستون را از اکسل کپی نمایید، این گزینه مفید خواهد بود. هنگامی که چند ستون شامل شود، انتخاب Keep Text Onlyباعث تولید یک متن تراز نشده در ورد می گردد.apply Style or Formatting
این گزینه همانند گزینه Keep Source Formatting
رفتار می کند(اکسل یک جدول می سازد و ترازها، سایه زنی و غیره را حفظ می کند)، اما سبب میشود که ورد، قاب وظیفه Styles And Formatting
را نمایش دهد، تا بتوانید شیوه و قالب بندی کاراکتری را اعمال کنید. علاوه بر این چهار گزینه، منوی تگ هوشمند نیز دستوراتی را برای پیوند جدول ورد(در قالبهای اکسل یا ورد) به مبدأ آن در اکسل فراهم می نماید. انتخابهای Match Destination Table Style And Link To Excel
و Keep Source Formatting And Link To Excel
معادل با انتخاب paste Specialو برگزیدن گزینه Paste Linkهستند. نکته: سند اکسل خود را قبل از عمل چسباندن، نبندید. اگر داده ها را از اکسل به کلی برد کپی کنید و سپس سند اکسل را ببندید، اکثر گزینه های چسباندن در ورد کمرنگ می شوند. قالب چسباندن پیش فرض، از HTMLبه RTF(قالب متنی غنی) تغییر می کند و گزینه های پیوند سند ورد شما به مبدأ خودش در اکسل، ناپدید می شوند. استفاده از Paste Specialبرای کنترل قالب جدول هنگامی که داده های اکسل را می چسبانید، منوی تگ هوشمندی که ظاهر می شود تنها شامل رایجترین گزینه های قالب بندی می باشد که احتمالاً نیازهای شما را در بسیاری از موارد برآورده می سازد. به هر حال، حتی زمانی که از گزینه Keep Source Formattingاستفاده می کنید، ممکن است عناوین سطر یا ستونهایی را که در اکسل روی یک خط ظاهر می شوند، به صورت ناهنجاری روی چند خط در ورد مشاهده نمایید. اغلب می توانید با گسترش عرض ستونهای حاصله در ورد، این عناوین را به ظاهر اصلی خود بازگردانید. هر چند مواقعی وجود دارد که ترجمه ورد از HTMLدریافتی از اکسل، نمی تواند ظاهر جدول اکسل شما را مجدداً بسازد. به جای اینکه سعی کنید یک قطعه بد ترجمه شده از
HTMLرا در ورد اصلاح کنید، بهتر آن است که یکی از قالبهای چسباندن موجود در کادر مکامه Paste Special
ورد را امتحان نمایید.تقریباً با هر یک از قالبهای نمایش یافته در کادر مکامه Paste Special، می توانید بچسبانید یا پیوند نشان کنید.استفاده از Microsoft Excel Worksheet Objectچسباندن توسط قالب Worksheet Object، باعث کپی شدن کامل ظاهر جدول اکسل می شود؛ از جمله هر عنصر گرافیکی که باید در انتخاب اکسل شما شامل شود. همچنین به شما اجازه می دهد تا با استفاده از دستورات و ويژگي های اکسل(نه ورد)، جدول چسبانده شده را ویرایش کنید. به عنوان مثال اگر می خواهید یک قالب عددی سفارشی را بعد از چسباندن داده های خود به عنوان یک شیء در ورد، به آنها اعمال کنید، می توانید این کار را با دوبار کلیک نمودن شیء انجام دهید. هنگامی که این کار را انجام دهید، رابط کاربری ورد به طور موقت با رابط کاربری اکسل ادغام می شود؛
بعد از اینکه شیء را ویرایش نمودید و بخش دیگری از سند ورد را کلیک کردید، منوهای اکسل با منوهای ورد جایگزین می گردند و عناوین سطر و ستون کاربرگ ناپدید می شوند.یادداشت: هنگامی که یک شیء درج شده اکسل را که شامل اجزای گرافیکی می باشد دوبار کلیک نمایید، ورد ممکن است موقتاً آن اجزا را قطع کند. به هر حال هنگامی که به رابط کاربری عادی ورد بر می گردید، اجزای گرافیکی نیز به صورت کامل بازیابی می شوند.یک ویژگی مهم که باید در مورد اشیای اکسل که در سندهای ورد درج می شوند به آن توجه کنید، این است که اکسل کل کارپوشه و نه تنها بخشی از آن را که در کلیپ بر کپی کرده اید، درج می نماید. اگرچه پنجره ویرایشی که هنگام دوبار کلیک نمودن شیء اکسل در ورد ظاهر می شود دارای همان ابعاد انتخاب اصلی در اکسل است، اما می توانید به هر بخشی از کاربرگ فعلی و حتی به کاربرگی در همان کارپوشه بروید. هنگامی که به ورد بر می گردید(کلیک نمودن چیزی بجز شیء درج شده)، ورد هر پیمایشی را که شما انجام داده اید به عنوان ویرایش شیء درج شده در نظر می گیرد. اگر در حالی که ویرایش می کنید از Sheet1به Sheet2بروید، هنگامی که به سند ورد خود باز می گردید، Sheet2را خواهید دید.نکته: حذف چیزهای زائد قبل از چسباندن چون ورد هنگامی که یک انتخاب اکسل را به عنوان یک شیء می چسبانید، کل کارپوشه را درج می کند، و چون عمل درج اندازه سند دریافتی را افزایش می دهد، بهتر آن است که هر چیزی را که نیاز ندارید، قبل از عمل درج حذف کنید. اگر جدولی را که می خواهید در سند ورد خود درج نمایید. بخشی از یک کارپوشه بزرگ اکسل است، ابتدا آن را در یک کارپوشه خالی کپی کنید. سپس آن را به کلیپ برد کپی نمایید و در اکسل درج کنید. استفاده از (RTF)Formatted Textو HTML Format قالب RTFو HTML، فونت و قالب بندی عددی انتخاب اکسل شما را حفظ می کنند. آنها در روش حفظ آن قالب بندی تفاوت دارند. RTFاز قالب متنی غنی استفاده می کند که یک روش کدگذاری اطلاعات قالب بندی است و مدتهای زیادی است که در مايكروسافت آفیس و انواع دیگر سندها قابل استفاده می باشد. HTML(زبان نشانه گذاری فوق متنی) ، قالب پیش فرض ورد است (همان قالبی که هنگام فشار دادن Ctrl+V
دریافت می کنید) و همچنین زبان برنامه نویسی شبکه جهانی وب می باشد. هر دو قالب جداولی را در ورد تولید می نمایند، تراز سلی را که در اکسل داشتید حفظ می کنند و از طریق منوی Tableورد، اجازه اصلاح می دهند. هیچ یک از قالبها شامل عناصر گرافیکی که بخشی از انتخاب اکسل شما بودند، نمی باشند.ترجمه قالب انتخاب اکسل شما توسط HTML
احتمالاً دقیقتر از RTFاست. اما ممکن است بخواهید تا ببینید کدام قالب بهتر هدف شما را برآورده می سازد. اگر نتایج دریافتی را دوست نداشتید، Undo׀Editرا انتخاب کنید و قالب دیگری را امتحان نمایید. استفاده از Unformatted Textو Unformatted Unicode Textهنگامی که نمی خواهید داده های کلیپ برد به صورت یک جدول در ورد ظاهر شوند، از Unformatted Text
و Unformatted Unicode Textاستفاده کنید. هر دو قالب، داده ها را از کلیپ برد طوری انتقال می دهند انگار که آنها را مستقیماً در سند ورد خود تایپ کرده اید؛ از کاراکتر Tabبین ستونهای انتخاب اصلی اکسل شما و از کاراکتر Returnدر انتهای خطها استفاده می کنند. به طور عادی، نتیجه این می شود که داده ای که به طور صحیح در اکسل تراز شده بود، دیگر در ورد تراز شده نیست. اگر داده های شما شامل کاراکترهایی در خارج از محدوده ANSI
عادی هستند(مثلاً کاراکترهای الفبای غیر لاتین)، قالب Unicode
را استفاده نمایید. در غیر این صورت فرقی نمی کند که کدامیک از این دو قالب را به کار برید. استفاده از Picture، Bitmapو (Enhanced Metafile)pictureقالبهای Picture، Bitmapو Picture (Enhanced Metafile)تقریباً نمایش گرافیکی از انتخاب اصلی اکسل شما را تولید می کنند(البته شامل هر عنصر گرافیکی مرتبط با آن). چون که نتایج، تصویر هستند و جدول نیستند، می توانید آنها را با ابزارهای روی نوار ابزار Picture
ورد اصلاح کنید(مثلاً می توانید تصویر درج شده را روشنتر یا تیره تر نمایید، یا اشكال رنگی را به خاکستری تبدیل کنید).از سه نوع قالب تصویری موجود، Bitmap
معمولاً کاملترین کپی از ظاهر اصلی را فراهم می کند؛ البته با اندازه فایل بیشتر. به هر حال برای جداولی که دارای عناصر گرافیکی نیستند، قالب Picture (Windows Metafile)معمولاً مناسبتر است. امتحان کنید تا ببینید که کدامیک برای شما بهتر کار می کنند. پیوند نشان کردن یک جدول اکسل در وردمی توانید هر کدامیک قالبها را با انتخاب Paste Link
در کادر مکالمه Paste Special، پیوند نشان کنید. هنگامی که این کار را انجام می دهید، ورد یک فیلد ایجاد می نماید که مبدأ داده اکسل شما را مورد اشاره قرار می دهد. فیلد، یک کد است(مثلاً یک فرمول ارجاع خارجی در اکسل) که به برنامه کاربردی می گوید تا در صورتی که شما تقاضای یک به روز رسانی عادی را کردید، چطور داده ها را به روز رسانی کند. کد همچنین به برنامه کاربردی می گوید که اگر اطلاعات پیوندی را در سند ورد خود دوبار کلیک کردید، چطور داده های کد را پیدا کند. می توانید با انتخاب Options׀Tools
در ورد، کلیک نمودن برگه Viewو علامت زدن کادر انتخاب Field Codes، کد را ببینید.پیوند ها از اکسل به ورد، به طور پیش فرض خودکار هستند، یعنی این که هر بار که منابع اکسل تغییر کنند، سند ورد نیز به طور خودکار تغییر می کند. می توانید با انتخاب Links׀Edit، برگزیدن گزینه پیوندی و انتخاب گزینه Manual Updateدر ورد، به روز رسانی را دستی کنید. در کادر مکالمه Linksمی توانید Break Link
را نیز کلیک نمایید تا داده های ورد را از مبدأ اکسل قطع کنید، یا Change Source
را کلیک نمایید تا به داده های دیگری پیوند ایجاد کنید.در صورتی که به روز رسانی دستی را استفاده می کنید، می توانید با کلیک نمودن Update Nowدر کادر مکالمه Link، باعث به روز رسانی شوید. یک راه ساده تر برای به روز رسانی جدول خود، انتخاب آن و فشار دادن کلید F9
است. پیوند به محدوده های نامدار بسیار مهم است که مطمئن شوید که ورد، منبع یک پیوند اکسل را توسط نام یک محدوده می شناسد و نه با استفاده از یک آدرس عادی محدوده، در غیر این صورت اگر جدول مبدأ به هر دلیلی مکانش تغییر کند( مثلاً اگر شخصی چند سطر را درج یا حذف نماید)، پیوند، دیگر جدول اصلی را مورد اشاره قرار نخواهد داد. اگر محدوده کاربرگ هنگامی که آن را در کلیپ برد می کنید دارای یک نام باشد، هنگامی که عمل پیوندنشان را انجام می دهید، ورد آن را توسط نامش مورد اشاره قرار می دهد. اگر نامگذاری نشده باشد، ورد آن را با استفاده از قرار داد R1C1توسط آدرس سل، مورد ارجاع قرار میدهد. اگر دوباره یک نام به محدوده ای در اکسل انتساب دهید و یک به روز رسانی دستی را انجام دهید، ورد آن را باز هم توسط آدرس مورد اشاره قرار میدهد (و نه توسط نام).برای ترمیم دستی آدرس، مراحل زیر را انجام دهید:Links׀Editرا در ورد انتخاب کنید. و در ستون Item
برای پیوند خود، آدرس R1C1از جدول مبدأ را می یابید. Change Sourceرا کلیک نمایید. یک کادر مکالمه مرورگر فایل ظاهر می شود.Itemرا در این کادر مکالمه کلیک نمایید تا کادر مکالمه Set Itemکه در اینجا نشان داده شده است ظاهر شود.ادرس محدوده R1C1را پاک کنید، نام محدوده جدید را تایپ نمایید و OKرا بزنید. به مرورگر فایل بر خواهید گشت.نام فایلی را که جدول شما در آن قرار دارد انتخاب کنید و Openرا کلیک نمایید.به کادر مکالمه Linksبازگردید، OKرا کلیک نمایید تا پیوند از این به بعد نام آن را بداند. پیوند توسط فوق پیوندهایک راه دیگر برای ایجاد پیوند بین یک سند ورد و یک سند اکسل، استفاده از فوق پیوندهاست. هنگامی که محدوده اکسل روی کلیپ رود قرار دارد، می توانید Paste As Hyperlink׀Editرا در ورد انتخاب کنید. هر سل در محدوده کپی شده، یک فوق پیوند مجزا می گردد. هر فوق پیوند، به سل واقع در گوشه سمت چپ بالای محدوده کپی شده(نه ضرورتاً سل فعال) اشاره می کند. قالبها حفظ می شوند(اما هر سل یک خط زیرین فوق پیوند می گیرد، مگر اینکه نحوه نمایش برای فوق پیوندها را تغییر داده باشید)؛ عناصر گرافیکی از کپی حذف می شوند. عیب اصلی استفاده از فوق پیوندها به جای پیوندهای OLE
(یعنی پیوندنشان کردن)، این است که هنگامی که مبدأ تغییر کند، فوق پیوندها به روز رسانی نمی شوند. یک فوق پیوند می تواند یافتن راه شما یا کاربر دیگری را به مبدأ داده ها تسهیل کند، اما هیچ اطمینانی حاصل نمی نماید که سند ورد شما همانند مبدأ باشد. استفاده از دستور Objectروشهای کلیپ برد که توضیح داده شدند، برای درج جداولی موجود اکسل در سند های ورد خوب هستند. در صورتی که یک جدول را از ابتدا ایجاد می کنید، می توانید از یک روش دیگر، یعنی انتخاب Object׀Insert
در ورد استفاده نمایید. هنگامی که Object׀Insert
را انتخاب می کنید، کادر مکالمه Objectباز می شود. برگه Create Newرا کلیک نمایید و سپس Microsoft Excel Worksheetرا انتخاب کنید. ورد یک پنجره در یک کاربرگ خالی اکسل نشان میدهد.در اینجا می توانید جدول خود را بسازید و از تمام ابزارهای قالب بندی و محاسبه اکسل بهره ببرید. هنگامی که جدول شما برای درج در سند ورد آماده شد، خارج پنجره اکسل را کلیک نمایید. نتیجه، یک شیء اکسل درج شده در فایل ورد شماست؛ درست همانند اینکه جدول را از ابتدا در اکسل ایجاد کرده باشید، آنرا در کلیپ برد کپی نموده باشید و سپس Microsoft Excel Worksheet Object را از کادر مکالمه Paste Special
ورد انتخاب کرده باشید.جدولی را که ورد درج می کند، دارای همان ابعاد سطر و ستونی پنجره اکسلی است که در آن جدول را ایجاد کرده اید. یعنی سل های خالی به همراه سل های پر درج می گردند. اگر مجبور شوید به سل های پرخاصی بروید، بخشی از داده های اکسل شما درج نخواهد شد. به طور خلاصه اینکه باید اندازه پنجره اکسل را تنظيم کنید تا اینکه شامل تمام سطر و ستونهایی باشد که می خواهید در ورد ببینید(و نه بیشتر). استفاده از نمودارهای اکسل در سندهای ورد می توانید یک نمودار اکسل را با کپی کردن آن از کلیپ برد یا با انتخاب Object׀Insertدر ورد، در محیط ورد درج نمایید. اگر یک نمودار اکسل را از کلیپ برد به سند ورد خود بچسبانید، نمودار به صورت قالب تصویری ظاهر می شود. منوی تگ هوشمندی که ظاهر می شود، امکان تغییر به یک شیء نموداری درج شده یا به یک شیء نموداری پیوند داده شده به فایل اصلی را می دهد.همانند یک جدول اکسل، می توانید Paste Special׀Editدر ورد را انتخاب کنید تا قالبی که نمودار شما در اکسل چسبانده می شود را کنترل نمایید. اگر نمودار را از یک کاربرگ نمودار در سند اکسل خود کپی کنید، انتخابهای قالب بندی عبارت خواهند بود از: Microsoft Excel Chart Object، Picture
، Bitmapو Picture (Enhanced Metafile)
چسباندن قالب Object، کل سند اکسل را درج می کند (نه فقط کاربرگ نمودار را)، پس این گزینه امکان بزرگ شدن سندهای ورد شما را بالا می برد(مخصوصاً اگر کارپوشه شما شامل اطلاعات زیادی علاوه بر نموداری است که کپی می کنید). سه گزینه دیگر، تصویر تولید می کنند. قالب Picture
حداقل حافظه را مصرف می نماید، اما باید امتحان کنید و ببینید که کدامیک، تصویر دلخواه شما را در سند ورد تولید می کنند. اگر از یک نمودار درج شده کپی تهیه می کنید(ابتدا باید برای انجام این کار، Chart Areaنمودار را انتخاب نمایید)، گزینه های Pictureو Bitmapغیر قابل استفاده می شوند. برای ویرایش یک شیء نمودار درج شده در سند ورد، آن را دوبار کلیک نمایید. چون که ورد، کل سند اکسل را که نمودار از آن سرچشمه می گیرد درج می کند، هنگامی که وارد حالت Editمی شوید هم به نمودار و هم به نمودار و هم به داده های مرتبط با آن دسترسی خواهید داشت. بنابراین می توانید هم ظاهر نمودار(یعنی یک نمودار روی یک کاربرگ نموداری مجزا نمایش می یابد)، متوجه می شوید که هنگام ورود به حالت Edit، اکسل نمودار را روی یک کاربرگ نموداری مجزا نمایش می دهد. در اشتباه نیفتید؛ طرح کارپوشه اکسل را نسبت به موقعی که نمودار را وارد کرده اید، تغییری نداده است. در حقیقت دست به آن کارپوشه نزده است؛ هنگامی که یک شیء نموداری درج شده را ویرایش می کنید، تنها با نسخه درج شده(و نه سند اصلی) کار می نمایید. برای پیوند نشان کردن یک نمودار اکسل در یک سند ورد، Cpy׀Editرا در اکسل انتخاب کنید تا نمودار را به کلیپ برد بفرستید. سپس Paste Special׀Editرا در ورد برگزینید. قالبی را که می خواهید نمودار طبق آن ترجمه گردد انتخاب نمایید، گزینه Paste Linkرا بر گزینید و سپس OK
را کلیک کنید. می توانید یک نمودار از یک کاربرگ Chartرا در هر قالبی بجز Picture (Enhanced Metafile)، پیوندنشان کنید.همچنین می توانید با انتخاب Object׀Insert
در ورد و سپس برگزیدن Microsoft Excel Chartروی برگه Create Newاز کادر مکالمه Object، یک نمودار اکسل را درج کنید. ورد ابتدا یک نمودار ساختگی اکسل را نمایش می دهد که هزینه های غذا، بنزین و هتل را برای ماههای ژانویه تا ژوئن ترسیم کرده است. با دانستن اینکه احتمالاً این همان نموداری نیست که مورد نظر شما بود، شما را مستقیماً به حالت Editمی برد. در آنجا یک کاربرگ
(Sheet1)و یک کاربرگ نموداری که شامل نمودار ساختگی است را خواهید یافت. می توانید با داده های مورد نظر خود جهت ترسیم، اطلاعات گزارش هزینه Sheet1را بازنویسی کنید. استفاده از اکسل برای فراهم نمودن داده های Mail-Mergeدر ورد مايكروسافت ورد شامل یک دستور Mail-Merge
است که ایجاد بسته ای نامه ها، پیامهای پست الکترونیک و فهرستها را تسهیل می بخشد. می توانید جداول اکسل(همچنین دیگر انواع منبع داده ای) را برای فراهم کردن نام، آدرس، شماره تلفن و الی آخر، برای استفاده دستور Mail Merge
به کار برید. قبل از وارد کردن داده ها از اکسل در ویزارد Mail Mergeورد، مطمئن شوید که کاربرگ اکسل شما برای این هدف، دارای ساختار خوبی است. چدول شما باید شرایط زیر را دارا باشد:هر ستون در سطر اول باید نام یک فیلد، مثل Title
، Salutation، First Name، Middle Name
، Last Name، Address1، Address2و الی آخر باشد.نام هر فیلد باید منحصر به فرد باشد.هر بخش از اطلاعاتی را که میخواهید قادر به ویرایش جداگانه آنها در سند ادغام خود باشید، باید در یک فیلد مجزا ضبط شوند. مثلاً در فرم یک نامه، احتمالاً می خواهید با نام و نام خانوادگی به صورت مجزا کار کنید تا اینکه بتوانید از هر دو در یک بلوک آدرس استفاده نمایید، اما نام خانوادگی(با عنوان یا سمت) را در ابتدای نامه به کار برید. بنابراین جدول اکسل شما باید دارای فیلدهای مجزا برای نام و نام خانوادگی باشد.هر سطر باید اطلاعاتی در مورد یک گزینه خاص فراهم کند. به عنوان مثال در یک لیست پستی، هر سطر شامل اطلاعاتی در مورد یک گیرنده خاص است. جدول شما باید سطر خالی نداشته باشد. برای استفاده از دستور Mail Merge
این مراحل را دنبال کنید: Mail Merge׀Letters And Mailings׀Tools
را انتخاب کنید: برای استفاده از یک جدول اکسل به عنوان منبع داده ای، Use An Existing List
را انتخاب کنید. سپس Browse
را کلیک نمایید. هنگامی که فایل اکسل خود را باز کنید، کادر مکالمه Select Table
که ظاهر می شود، یک موجودیت را برای هر کاربرگ نشان می دهد. کاربرگی را که شامل رکوردهایی است که می خواهید ادغام کنید، مشخص نمایید و سپس OK
را کلیک کنید. کادر مکالمه Mail Merge Recipients
ظاهر می شود و به شما اجازه می دهد منبع داده ای را مرتب و فیلتر کنید. ابتدا کادر انتخاب موجود در کنار هر رکورد، علامت خورده است، بدین معنی که تمام رکوردها در ادغام شما شامل خواهند شد. برای حذف گزینه های خاص، کادر انتخاب آن را پاک نمایید(اگر تنها چند گزینه را می خواهید، می توانید Clear Allرا کلیک کنید و سپس رکوردهای موردنظر را برگزینید). برای فیلتر سازی مؤثر، می توانید از فلشهای موجود در سمت چپ نام هر فیلد استفاده کنید. این عملکرد همانند ویژگی فیلتر سازی خودکار در اکسل است، اگرچه آنها از یک رابط کاربری کاملاً متفاوت استفاده می کنند. برای محدود کردن لیست به یک سری از رکوردهای خاص(مثلاً تمام رکوردها با کدهای پستی بزرگتر یا مساوی 90000)، فلش کنار هر فیلد را کلیک نمایید (حتماً نباید همان فیلدی باشد که برای شما مهم است)، Advancedرا انتخاب کنید و سپس کادر مکالمه Filter And Sortرا پر نمایید.در فیلد Field، فیلدی را که می خواهید شرط فیلتر سازی باشد انتخاب کنید. در فیلد Comparison
، یک عمل مقایسه ای و در فیلد Compare To
، یک مقدار مقایسه را انتخاب نمایید. اگر به بیش از یک شرط فیلتر سازی نیاز دارید، And
یا Orرا در ابتدای خط دوم انتخاب کنید و سپس نام فیلترهای دیگر، عملگر و شرط مقایسه را بیاورید.
می توانید از برگه Sort Records
برای تغییر دادن ترتیبی که داده ها به مکانیسم Mail-Mergeوارد می شوند، استفاده کنید. به هر حال اگر تنها فقط توسط یک فیلد مرتب سازی می نمایید، ساده تر است که عنوان فیلد را در کادر مکالمه Mail Merge Recipientsکلیک کنید. یک عنوان را کلیک نمایید تا یک ترتیب صعودی توسط آن عنوان تولید شود؛ کلیک دوم باعث مرتب شدن نزولی می شود. هنگامی که داده هایی را که می خواستید داشتید، OK
را کلیک نمایید تا به قاب وظیفه Mail Merge
برگردید. در مراحل باقیمانده، می توانید سند ادغام خود را بسازید(سندی که رکوردهای داده ای شما را مورد استفاده قرار می دهد)، نتایج را به صورت پیش نمایش ببینید و سپس عمل ادغام را انجام دهید. برای اطلاعات بیشتر در مورد ابزارهای Letters And Mailingsدر ورد، از جمله قاب وظیفه Mail Merge
، کتاب Microsoft Office Word 2003 Inside Out
چاپ مايكروسافت را ببینید. استفاده از داده های اکسل در پاورپوینت قالب پیش فرض برای چسباندن داده های فهرستی از اکسل به پاورپوینت(همانند چسباندن در ورد)، HTMLاست. همانند ورد، پاورپوینت این HTML
را طوری ترجمه می کند که تا حد امکان ظاهر داده های شما همانند کاربرگ اکسل باشد. برعکس ورد، پاورپوینت شامل هر شیء گرافیکی می باشد که هنگام کپی کردن از اکسل در کلیپ برد، بخشی از انتخاب شما بوده است.متأسفانه همانند ورد، پاورپوینت نیز بعضی وقتها یک ترجمه مناسب را ارائه نمی دهد. اگر ظاهر یک چسباندن پیش فرض را دوست ندارید، منوی تگ هوشمند را باز کنید و یک قالب دیگر را انتخاب نمایید. انتخابهای شما عبارتند از: Excel Table (Entire Workbook)
icture Of Table (Smaller File Size) Keep Text Only گزینه Excel Table
یک شیء درج شده را ایجاد می کند. همانند ورد، پاورپوینت نیز کل فایل اکسل را درج می کند؛ که قطعاً عامل مهمی برای افزایش اندازه فایل است. در عوض افزوده شدن اندازه فایل، این امکان را خواهید داشت که اسلاید خود را به بخشهای دیگری از کارپوشه ببرید(برای انجام این کار، شیء را دوبار کلیک نمایید. سپس همانند اکسل انتقال را انجام دهید). گزینه Picture Of Table، یک تصویر از داده های شما را در قالب Windows Metafileمی چسباند. در بسیاری از حالات متوجه خواهید شد که این قالب نسبت به قالب HTML
، داده های اکسل شما را صحیح تر درج می کند، بدون اینکه با درج کل سند اکسل، باعث مشكل اندازه فایل شود. اگر بلافاصله با ظاهر تصویر Windows Metafile
خشنود نیستید، عمل چسباندن را لغو کنید(Ctrl+Zرا فشار دهید)، Paste Special׀Editرا انتخاب نمایید و یکی دیگر از قالبهای تصویری را امتحان کنید.گزینه Keep Text Only، همانند معادلUnformatted Textدر ورد، معمولاً ستونهای غیر تراز را در پاورپوینت باعث می شود. به هر حال ممکن است آن را برای چسباندن یک ستون ساده جداول متنی از اکسل، مناسب بیابید.پیوندنشان کردن داده های اکسل در پاورپوینت برای ایجاد یک پیوند بین یک اسلاید پاورپوینت و یک سند مبدأ در اکسل، داده های اکسل را در کلیپ برد کپی کنید و سپس Paste Special׀Edit
را در پاورپوینت انتخاب نمایید. در کادر مکالمه Paste Special، گزینه Paste Linkرا انتخاب کنید. برخلاف ورد که می توانست پیوندهایی به داده های اکسل در هر قالب تصویری و شیئی ایجاد نماید، پاورپوینت فقط پیوندهایی به کاربرگ یا اشیای نموداری پشتیبانی می کند.اگر یک اسلاید پاورپوینت را به یک محدوده روی کاربرگ اکسل پیوند می دهید، حتماً قبل از کپی کردن محدوده در کلیپ برد، آن را نامگذاری کنید. اگر این کار را نکنید و بعداً کاربرگ را مرتب سازی دوباره نمایید(مثلاً داده های پیوندی را به یک مکان جدید انتقال دهید)، اسلاید شما دیگر به همان داده ها پیوند نخواهد داشت.استفاده از نمودارهاي اکسل در پاورپوینتاستفاده از اکسل برای ایجاد نمودار جهت اسلایدهای پاورپوینت شما، ضرورتاً همانند استفاده از اکسل برای ایجاد جداول است. می توانید یک نمودار اکسل را در کیپ برد کپی کنيد و سپس آن را در پاورپوینت بچسبانید، یا Object׀Insert
را انتخاب نمایید و Microsoft Excel Chart
را بر گزینید. اگر راه دوم را انتخاب کنید، پاورپوینت نمودار را با مجموعه رنگ های بیشتری نسبت به ورد نشان می دهد. می توانید کاربرگ مربوطه را تغییر دهید تا نموداری که نیاز دارید، بسازید. اگر یک نمودار را از کلیپ برد به یک اسلاید پاورپوینت بچسبانید، پاورپوینت به طور پیش فرض کل کارپوشه اکسل را درج می کند. با استفاده از منوی تگ هوشمند، می توانید یک تصویر از نمودار را داشته باشید؛ که در صورتی که بعداً نیاز به ویرایش نمودار نداشته باشید، نظر شما را تأمین می کند.