khakzad
2014/10/08, 09:52
در سوالاتی که اکثر دوستان بخصوص در موضوعات جستجو می پرسند، ریشه در ساختار نادرست اطلاعات اولیه دارد. داشتن ساختار درست برای بانک اطلاعاتی به ما کمک می کند که گزارش های متنوعی رو با فرمول، کد وی بی و یا جداول پاشنه ای استخراج کنیم. در ادامه به توضیح نکاتی در راستای تنظیم بانک اطلاعاتی می پردازیم:کسب اطمینان از صحت دادهها در صورتی که بانک اطلاعاتی دقیق نباشد باید اقداماتی برایتصحیح آن صورت گیرد. شروع به کار با پایگاه داده غیر استاندارد، بعضا به ارائهگزارش های اشتباه و نامفهوم ختم می شود. پس صرف زمانی کوتاه درراستای استانداردسازی بانک اطلاعاتی این اطمینان را به شما می دهد که بهتریننتایج ممکن را می توانید از جداول پاشنه ای استخراج کنید.پایگاه داده میتواند در کاربرگی از اکسل، دیگر پایگاه داده ها و یا حتی فایلمتنی (Text) باشد. قوانینی برای تهیه بانک اطلاعاتی استاندارد وجود دارد کهآنها را شرح می دهیم. در زمان استفاده از توابع پایگاه داده نیز به اینچنین ساختار پایگاه داده نیاز داریم.
سازماندهی داده ها در ستون و ردیف
دادههایی که در اکسل به عنوان بانک اطلاعاتی مورد استفادهقرار می گیرند باید مرتب باشند. در هر ردیف اطلاعات مربوط به یکرکورد قرار می گیرد.داده های مشابه برای رکوردهای مختلف درستون ها و زیر هم قرار می گیرند. مثلا در یک شرکت بیمه، در هر ردیف اطلاعات مربوط بهیک قانون بیمه است. در ستون ها هم ، ستون اول شماره ردیف، ستوندوم تاریخ شروع و . . . . قرار می گیرند. ردیف اول سرتیتر ستون ها است و نشان می دهد هر ستون چهداده ای را در خود نگه می دارد.
همه ستونها باید عنوان داشته باشند. عناوین باید اسمهاییمنحصر بفرد باشند. میتواند یک کلمهای و یا چند کلمهای باشد. عنوان ستون بایدنشان دهنده محتویات آن ستون باشد.
شما می
توانید اسامی یکسان برای چندینستون انتخاب کنید. اما این کار باعث سردرگمی خودتان و سایر افراد استفاده کننده ازاین جدول خواهد شد. پس سعی کنید از اسامی تکراری استفاده نکنید. در صورت استفاده ازاسامی مشابه برای عناوین ستون ها، اکسل شماره ای را به انتهایآن ها اضافه می کند.
تجزیه داده ها به ستون های چندگانهبرای اینکه جداول کاربردی تری داشته باشید، برخی از داده ها باید به چندینستون تجزیه شوند. مثلا بجای اینکه در یک ستون آدرس کامل داشته باشید، می توانید آن را بهسه ستون شهر، منطقه و خیابان تجزیه نمایید. در این صورت شما می توانید داده های مربوطه را درسطح مناطق چندگانه یا شهرهای مختلف تحلیل و بررسی کنید.
داده های تکراریرا حذف کنیدستون های مشابه ایجاد نکنید، بعبارتی یک نوع داده را در چندینستون قرار ندهید. مثلا در شکل 1 یک نوع داده (منطقه) را در چهار ستونآورده است. که این کار اشتباه است.
4811
در شکل 2 تصحیح شده آن را نشان می دهیم. 2 ستون را جایگزین 4 ستون در شکلقبل می کنیم،یک ستون با عنوان منطقه و دیگری با عنوان مبلغ بیمه
4812.
برای اینکه تشخیص دهیم که چه چیز باید به عنوان تیتر ستوندر نظر گرفته شود و چه چیزی به عنوان داده و رکورد، باید به این فکر کنیم که می خواهیم آن موردچگونه در گزارش ما ظاهر شود. اینکه آن آیتم یک اسم کلی است مثل منطقه یا اینکهکیفیت و نحوه داده را مشخص می کند مثل غرب، شرقو . . .
داده های مرتبط با هم را در هر ردیف ثبتکنیدهر ردیف باید شامل جزئیات مربوط به یک رکورد باشد. در صورتامکان سعی کنید هر ردیف یک کد منحصر بفرد داشته باشد مثل شماره قانون، شماره دانشجوییو . . . . این موضوع می تواند به ردیابی داده ها کمک کند.همچنین در زمان نیاز به رفع اشکال داده ها کمک می کند.
بلوکهایدادهای مجزا ایجاد کنیددر بانک اطلاعاتی ردیف خالی و یا یک ستون کاملا خالی نمی تواند وجود داشتهباشد. اگر می خواهید یک ستون خالی باشد (به دلیل منطقی)، حداقل باید یکنام به عنوان سرستون داشته باشد.
بانک اطلاعاتی باید از طریق حداقل یک ردیف یا ستون خالی ازسایر داده ها در یک کاربرگ جدا شود. بهترین حالت این است که بانکاطلاعاتی را در یک کاربرگ داشته باشید و سایر اطلاعات و داده ها را به سایرکاربرگ ها انتقال دهید.
بانکاطلاعاتی را در قالب جدول ایجاد کنیدبه عنوان آخرین گام، پایگاه داده خود را در قالب جدول (Insert> Table) ایجاد کنید. با استفاده از این گزینه، هر وقت ردیف یا ستونی بهبانک اطلاعاتی اضافه شود، محدوده بصورت خودکار گسترش می یابد و نیازی به آپدیتدستی ندارد.
سازماندهی داده ها در ستون و ردیف
دادههایی که در اکسل به عنوان بانک اطلاعاتی مورد استفادهقرار می گیرند باید مرتب باشند. در هر ردیف اطلاعات مربوط به یکرکورد قرار می گیرد.داده های مشابه برای رکوردهای مختلف درستون ها و زیر هم قرار می گیرند. مثلا در یک شرکت بیمه، در هر ردیف اطلاعات مربوط بهیک قانون بیمه است. در ستون ها هم ، ستون اول شماره ردیف، ستوندوم تاریخ شروع و . . . . قرار می گیرند. ردیف اول سرتیتر ستون ها است و نشان می دهد هر ستون چهداده ای را در خود نگه می دارد.
همه ستونها باید عنوان داشته باشند. عناوین باید اسمهاییمنحصر بفرد باشند. میتواند یک کلمهای و یا چند کلمهای باشد. عنوان ستون بایدنشان دهنده محتویات آن ستون باشد.
شما می
توانید اسامی یکسان برای چندینستون انتخاب کنید. اما این کار باعث سردرگمی خودتان و سایر افراد استفاده کننده ازاین جدول خواهد شد. پس سعی کنید از اسامی تکراری استفاده نکنید. در صورت استفاده ازاسامی مشابه برای عناوین ستون ها، اکسل شماره ای را به انتهایآن ها اضافه می کند.
تجزیه داده ها به ستون های چندگانهبرای اینکه جداول کاربردی تری داشته باشید، برخی از داده ها باید به چندینستون تجزیه شوند. مثلا بجای اینکه در یک ستون آدرس کامل داشته باشید، می توانید آن را بهسه ستون شهر، منطقه و خیابان تجزیه نمایید. در این صورت شما می توانید داده های مربوطه را درسطح مناطق چندگانه یا شهرهای مختلف تحلیل و بررسی کنید.
داده های تکراریرا حذف کنیدستون های مشابه ایجاد نکنید، بعبارتی یک نوع داده را در چندینستون قرار ندهید. مثلا در شکل 1 یک نوع داده (منطقه) را در چهار ستونآورده است. که این کار اشتباه است.
4811
در شکل 2 تصحیح شده آن را نشان می دهیم. 2 ستون را جایگزین 4 ستون در شکلقبل می کنیم،یک ستون با عنوان منطقه و دیگری با عنوان مبلغ بیمه
4812.
برای اینکه تشخیص دهیم که چه چیز باید به عنوان تیتر ستوندر نظر گرفته شود و چه چیزی به عنوان داده و رکورد، باید به این فکر کنیم که می خواهیم آن موردچگونه در گزارش ما ظاهر شود. اینکه آن آیتم یک اسم کلی است مثل منطقه یا اینکهکیفیت و نحوه داده را مشخص می کند مثل غرب، شرقو . . .
داده های مرتبط با هم را در هر ردیف ثبتکنیدهر ردیف باید شامل جزئیات مربوط به یک رکورد باشد. در صورتامکان سعی کنید هر ردیف یک کد منحصر بفرد داشته باشد مثل شماره قانون، شماره دانشجوییو . . . . این موضوع می تواند به ردیابی داده ها کمک کند.همچنین در زمان نیاز به رفع اشکال داده ها کمک می کند.
بلوکهایدادهای مجزا ایجاد کنیددر بانک اطلاعاتی ردیف خالی و یا یک ستون کاملا خالی نمی تواند وجود داشتهباشد. اگر می خواهید یک ستون خالی باشد (به دلیل منطقی)، حداقل باید یکنام به عنوان سرستون داشته باشد.
بانک اطلاعاتی باید از طریق حداقل یک ردیف یا ستون خالی ازسایر داده ها در یک کاربرگ جدا شود. بهترین حالت این است که بانکاطلاعاتی را در یک کاربرگ داشته باشید و سایر اطلاعات و داده ها را به سایرکاربرگ ها انتقال دهید.
بانکاطلاعاتی را در قالب جدول ایجاد کنیدبه عنوان آخرین گام، پایگاه داده خود را در قالب جدول (Insert> Table) ایجاد کنید. با استفاده از این گزینه، هر وقت ردیف یا ستونی بهبانک اطلاعاتی اضافه شود، محدوده بصورت خودکار گسترش می یابد و نیازی به آپدیتدستی ندارد.