یکپارچه سازی اکسل و اکسس

[~M*E*H*D*I~]

معمولا به هنگام استفاده از محصولات خانواده آفیس برای مدیریت جداول یکی از دو نرم افزار اکسل یا اکسس مورد استفاده واقع می شود ، اما در مدیریت داده ها هرکدام از این نرم افزارها منافعی را تامین می کنند. این سوال پیش می آید که چرا از مزایای هر دو نرم افزار با یکدیگر استفاده نشود ؟ اگر داده در اکسس ذخیره سازی شده و با اکسل یکپارچه گردد در این صورت از منافع هر دو نرم افزار بهره خواهیم برد.

در این مبحث به دلایل لزوم استفاده همزمان از این دو نرم افزار خواهیم پرداخت.

[~M*E*H*D*I~]

مقدمه

اگرچه اکسل یک نرم افزار طراحی بانک های اطلاعاتی نیست اما به طور گسترده برای ذخیره اطلاعات بکار می رود ، حتی به عنوان ابزاری برای طراحی دیتابیس های ساده کاربرد دارد اما اکسل برای داده های مسطح طراحی گردیده است نه برای پایگاه داده رابطه ای.
هرگاه نیاز باشد که یک جدول به چندین جدول با ساختار رابطه ای گسترش یابد اکسس انتخاب کاربران متخصص برای ایجاد یک پایگاه داده فوری خواهد بود .اکسس ابزار مناسبی برای جمع آوری داده های نامتجانس در یک موسسه خواهد بود . در اکسس می توان جداول متعددی ایجاد کرد و آنهارا بهم مرتبط ساخت، برای مشاهده اطلاعات اقدام به ایجاد کوئری نمود ، فرمت داده ها برای بالا بردن دقت مشخص نموده و فایل ها را بین کاربران متعدد به اشتراک گذاشته و اقدام به بروز رسانی داده ها کرد همچنین فرم ها و گزارشات قدرتمندی ایجاد کرد.
اکسس برخلاف اکسل که یک صفحه گسترده ساده است پیچیده به نظر می رسد و شروع کار با آن برای کاربری که آشنایی ندارد ترسناک به نظر می رسد اما نیاز نیست در اکسس یک متخصص باشید زیرا اکسس برای کاربران با توانایی های مختلف طراحی شده و شما به میزانی که نیاز دارید آنرا بکار خواهید برد.

[~M*E*H*D*I~]

لایه های کاربری مختلف اکسس

1. کاربر اکسس در یکی از سطوح کاربر سطح پایین و موقتی ، کاربر حرفه ای و کاربر توسعه دهنده فعالیت می کند.
   
2. جداول ، کوئری ها ، فرم ها و گزارشات که قلب یک دیتابیس را تشکیل می دهند.
3. جهت استفاده کاربران مبتدی ، ویزارد ها ، ابزار و واسط های کاربری متفاوتی در نظر گرفته شده است که می توانند به سرعت پروژه خود را پیاده سازی کنند.
4. کاربران قوی ابزاری اعم از ماکروها ، ابزار های حرفه ای طراحی دیتابیس و واسط های کاربری سفارشی را برای کارهای قویتر در اختیار دارند
5. توسعه دهندگان از ماژول ها ، کد های VBA دستورات SQL برای ایجاد پایگاه های خاص و سفارشی بر اساس نیاز کاربران بهره می برند.

محیط اکسس به گونه ای طراحی شده است که یک کاربر اکسل با آن بیگانگی نمی کند، ابزار و ویزارد های موجود در اکسس به راحتی امکان طراحی یک نرم افزار خوب را می دهد البته به نظر بنده اکسس نسبت به سایر محصولات پکیج آفیس می توانست بهتر از این باشد به عنوان مثال پیشرفت چشم گیر اکسل 2010 و 2013 نسبت به ورژن های قبلی کاملا مشهود بوده است که قبلا در مبحثی به این موضوع پرداخته شده است.

[~M*E*H*D*I~]

دلیل اول: قابلیت کپی در اکسل و اکسس

یک راه مناسب برای امتحان میزان ارتباط در خانواده آفیس این است که داده های اکسل را در اکسس کپی کنیم ، کافی است اکسس را اجرا کنید و سپس یک شیت داده ایجاد نموده و داده های خود را در اکسل انتخاب کرده و کپی کنید و در صفحه ایجاد شده بچسبانید ، اکسس اعمالی که در بخش datasheet view اعم از تعریف نوع داده ها ، نامگذاری فیلد ها ، ایجاد رکورد جدید و ... صورت می گیرد را انجام می دهد ، به عنوان مثال اگر داده ای با فرمت تاریخ یا زمان وارد کنید اکسس فرمت تاریخ و زمان را برای آن در نظر می گیرد و یا اگر نامی را وارد کنید اکسس فرمت تکست را برای آن در نظر می گیرد.

وقتی شما داده ها را از یک جدول اکسل به اکسس کپی می کنید نیازی به نامگذاری در اکسس ندارید ، به طور اتوماتیک اکسس از هیدر تیبل شما در اکسل برای نامگذاری فیلد ها استفاده می کند .

[~M*E*H*D*I~]

دلیل دوم : امکان اشتراک گذاری داده های اکسل در یک جدول اکسس

یکی از ساده ترین راه های بهره مندی از مزایای اکسل و اکسس برقراری ارتباط بین یک شیت اکسل و جدول اکسس است.
استفاده از لینک اکسس زمانی است که قصد دارید داده های خود را در اکسل نگهدارید با این حال به طور مداوم می بایست از امکانات اکسس همانند گزارش ها و کوئری ها و... استفاده کنید در این صورت ارتباط را از اکسس به اکسل برقرار خواهید کرد.
اکسس دو نوع روش اساسی جهت ایجاد جداول دیتابیس را پشتیبانی می کند. کاربران قادرند بطور مستقیم جدوال مورد نیاز خود را در اکسس ایجاد کنند و یا از طریق یک منبع خارجی جداول مورد نیاز را به اکسس وارد نمایند. جداول خارجی دقیقا همانند جداول محلی در اکسس رفتار می کنند.
از طریق Table Manager Wizard میتوان بروز رسانی و مدیریت جدول خارجی را در اکسس به انجام رساند

اطلاعاتی که به این صورت وارد اکسس می شوند read only هستند ، هرگونه ویرایش و تغییر در داده ها در اکسل صورت خواهد گرفت و به نحوی که گفته شد اطلاعات در اکسس بروز رسانی خواهدشد.

[~M*E*H*D*I~]

دلیل سوم: وارد کردن اطلاعات از یک فایل اکسل به اکسس

این امکان وجود دارد که داده های اکسل را وارد اکسس کنید به نحوی که ارتباط آن با اکسل قطع گردد . وارد کردن اطلاعات از اکسل به اکسس دو مفهوم دارد ، یک مفهوم که به آن نیز اشاره شد لینک دادن داده های اکسل به اکسس است یعنی با تغییر داده ها در اکسل امکان رفرش کردن داده ها در اکسس وجود دارد در مفهوم دوم داده ها انتقال می یابند یعنی اکسس داده ها را در یک جدول جدید و یا جدول موجود قرار می دهد که امکان رفرش کردن وجود ندارد به این معنی که اگر داده های در اکسل تغییر کنند برای رفرش کردن داده ها مجددا بایست داده ها را به اکسس وارد کنید.
در این روش می بایست از یکی از دو گزینه ای که در پنجره Get external dataدیده می شود استفاده کنید :

Import the source data in to a new table in the current database
Append a copy of the records to the table

Import wizard گام به گام شما را برای وارد کردن اطلاعات راهنمایی خواهد کرد شما می توانید نوع داده را تعیین کنید ، هیدر داده ها را مشخص کنید ، کلید اولیه را تعیین کنید یا از اکسس بخواهید که برای جدول جدید کلید اولیه تولید کند.

در گام هایی که طی می کنید اکسس خطاهای احتمالی را گزارش می دهد و می توانید نسبت به رفع آنها حین یا بعد از عملیات اقدام کنید به عنوان مثال اگر جدول شما حاوی کلید اولیه باشد و در ان کدی تکراری وجود داشته باشد اکسس به شما اخطار خواهد داد.

نکته دیگر این است که در این روش داده ها را می توان در اکسل تغییر داد و دوباره اطلاعات را وارد کرد و یا اینکه تغییرات را در خود اکسس اعمال کرد .

بعد از پایان عملیات می توان کلیه عملیات انجام شده را ذخیره نمود و می توانید با یک کلیک همه مراحل را بار دیگر انجام دهید و در صورت تغییر اطلاعات اولیه با سرعت جدول اکسس را اصلاح کرد حتی این امکان وجود دارد که از طریق Outlook یادآوری ایجاد کنید تا در زمان های خاصی برای وارد کردن اطلاعات آلارم دهد.

بعد از پایان عملیات شما یک جدول محلی خواهید داشت که کلیه اعمالی که در اکسس قابل انجام است می توانید بر روی داده ها انجام دهید.

[~M*E*H*D*I~]

دلیل چهارم :ارتباط با اکسس از طریق اکسل

همانگونه که شرح داده شد داده های اکسل را میتوان وارد اکسس کرد اما این ارتباط به صورت عکس نیز امکان پذیر است . با روش های مختلف می توان داده های اکسس را به اکسل منتقل کرد.
میتوان یک کانکشن در اکسل ایجاد کرد و ذخیره کرد و در هر زمان نسبت به ورود داده ها اقدام نمود از طریق ایجاد یک فایل odc میتوان به اطلاعات یک جدول و یا کوئری دست یافت.
بعد از برقراری اتصال می توان به صورت اتوماتیک نسبت به بروز رسانی فایل اکسل در صورت تغییر داده ها در اکسس اقدام نمود.

1. به طور کلی می توان از اکسل به سایر پایگاه های داده مانند اکسس ارتباط برقرار کرد.
2. می توانید از طریق ODBC driver یا OLE DP provider نسبت به برقراری ارتباط اقدام کرد.
3. می توان از طریق یک کانکشن فایل همه اطلاعاتی که برای بازیابی داده های از اکسس مورد نیاز است تعریف کرد
4. اطلاعات اتصال از در فایل اکسل کپی می شود و از طریق پنجره محاوره قابل ویرایش است.
5. اطلاعاتی که وارد اکسل شد دقیقا همان کارایی داده های محلی اکسل را خواهند داشت.

ابزار وارد کردن اطلاعات به اکسل متنوع هستند از طریق کپی کردن ساده داده ها تا imort کردن داده ها از اکسس ویا export کردن داده های اکسس به اکسل امکان پذیر است

[Amin_D]

اگرچه اکسل یک نرم افزار طراحی بانک های اطلاعاتی نیست اما به طور گسترده برای ذخیره اطلاعات بکار می رود ، حتی به عنوان ابزاری برای طراحی دیتابیس های ساده کاربرد دارد اما اکسل برای داده های مسطح طراحی گردیده است نه برای پایگاه داده رابطه ای.
هرگاه نیاز باشد که یک جدول به چندین جدول با ساختار رابطه ای گسترش یابد اکسس انتخاب کاربران متخصص برای ایجاد یک پایگاه داده فوری خواهد بود .اکسس ابزار مناسبی برای جمع آوری داده های نامتجانس در یک موسسه خواهد بود . در اکسس می توان جداول متعددی ایجاد کرد و آنهارا بهم مرتبط ساخت، برای مشاهده اطلاعات اقدام به ایجاد کوئری نمود ، فرمت داده ها برای بالا بردن دقت مشخص نموده و فایل ها را بین کاربران متعدد به اشتراک گذاشته و اقدام به بروز رسانی داده ها کرد همچنین فرم ها و گزارشات قدرتمندی ایجاد کرد.
اکسس برخلاف اکسل که یک صفحه گسترده ساده است پیچیده به نظر می رسد و شروع کار با آن برای کاربری که آشنایی ندارد ترسناک به نظر می رسد اما نیاز نیست در اکسس یک متخصص باشید زیرا اکسس برای کاربران با توانایی های مختلف طراحی شده و شما به میزانی که نیاز دارید آنرا بکار خواهید برد.

سلام
منظور از داده مسطح چیه؟

[~M*E*H*D*I~]

سلام
منظور از داده مسطح چیه؟

پاسخ در لینک زیر

اکسل ابزاری برای ذخیره اطلاعات!؟

[~M*E*H*D*I~]

دلیل پنجم:استفاده از ابزار گزارش گیری اکسس

هنگامی که داده ها در اکسس قرار دارد می توانید از مزایای ابزار شگفت انگیز اکسس برای گزارش گیری استفاده کنید. با چند کلیک می توانید گزارش های خود را ایجاد کنید. با استفاده از ابزار Report wizard با چند کلیک می توانید گزارش های خود را تولید کنید ، فیلد های مورد نظر خود را حذف یا اضافه کنید، می توانید از اطلاعات خود برچسب تهیه کنید و یا layout مورد نظر خود را طراحی نمایید. Report design Tools هر آنچه برای طراحی یک گزارش حرفه ای نیاز دارید در اختیار شما قرار خواهد داد. ابزار فیلترینگ، مرتب سازی ، کنترل فرم ها ، تصاویر ، لینک و... در دسترس شما خواهد بود.

بعد از ایجاد گزارش دلخواه خود می توانید از اکسس برای ارسال آن به صورت اتوماتیک استفاده کنید می توانید آنرا ایمیل کنید یا با فرمت های مختلف ذخیره کنید و یا در شیرپوینت و وب به اشتراک بگذارید.

[~M*E*H*D*I~]

دلیل ششم: استفاده از فرم های اکسس

همانطور که در قسمت قبل گفته شد می توان بعد از انتقال اطلاعات از اکسل به اکسس با استفاده از امکانات موجود گزارش های حرفه ای و متنوعی تهیه کرد . می توان اطلاعات را از طریق فرم های اکسس وارد نموده و جهت تحلیل به اکسل فرستاد . تهیه گزارش و فرم در اکسس شباهت های عمده ای با یکدیگر دارند به راحتی با چند کلیک می توان فرمی با همراه کلید های کنترلی ساخت و یا اینکه با استفاده از امکانات دیگر فرمی حرفه ای با layout فیلد ها عکس ها لینک ها و کلید های متنوع(کمبو باکس ، رادیو باتن و...) طراحی کرد، می توان برای کنترل خطا فرمت های داده ها را محدود کرد و یا از طریق VBA فرم ها هوشمند ساخت که با پیام شما را راهنمایی کنند . می توان فرم های مولتی پیج تهیه کرد و به راحتی داده های خود را در تیبل های مختلف وارد کرد.

در اکسس 2007 به بعد از طریق split می توانید فرم و دیتاشیت را با هم در اختیار بگیرید و آنچه ثبت می شود را کنترل کنید. می توانید از امکانات فیلترینگ و جستجوی اکسس که در پشت فرم قرار دارد استفاده کنید و یا این ابزار را در فرم تعبیه کنید.

.

[~M*E*H*D*I~]

دلیل هفتم: مرتب سازی ، فیلترینگ ، پرسش و پاسخ در اکسس همانند اکسل است

از هرکدام از نرم افزارهای اکسل یا اکسس که استفاده کنید مطمئنا از ابزار فیلترینگ و مرتب سازی استفاده خواهید کرد ، کاربران اکسل در یک دیتاشیت اکسس با آموخته های قبلی خود به راحتی می توانند از این ابزار استفاده کنند ، دستورات ، دیالوگ باکس ها ، ایکون ها و نحوه کار مشابه یکدیگر است ، حتی امکان ذخیره تنظیمات فیلترینگ و مرتب سازی همانند اکسل در اکسس نیز وجود دارد .

در اکسس به راحتی بدون آشنایی با SQL می توانید کوئری بسازید . از طریق کوئری ویزارد چهار نوع امکان پرس و جو در دسترس دارید که می توانید به کار گیرید. حتی شما نیاز به ایجاد کوئری هم نخواهید داشت می توان از روش های ابتدایی فیلترینگ و مرتب سازی برای مشاهده داده هایی که در دیتا شیت ذخیره کرده اید استفاده کنید. اگر از کوئری ویزارد اکسس استفاده کنید به شباهت نحوه کار با آن با Microsoft Query در اکسل پی خواهید برد .

.

[~M*E*H*D*I~]

دلیل هشتم: کاربرد اکسس برای جمع آوری داده های مورد نیاز برای آنالیز در اکسل

آیا می خواهید داده هایی که نیاز دارید را خودتان وارد نرم افزار نکنید؟ آیا می خواهید که کار توسط شخص یا اشخاص دیگری انجام شود؟ اکسس این امکان را فراهم می کند که داده های مورد نیاز خود را توسط دیگران از سراسر جهان جمع آوری کنید . مانند نمایندگی های فروش ، یا شرکت کنندگان در یک نظر سنجی و... از طریق ویزارد جمع اوری اطلاعات اکسس که با outlook کار می کند می توانید اطلاعات را در یک فرم داده وارد و از طریق ایمیل ارسال کنید ، این امکان در ورژن های 2007 و 2010 امکان پذیر است می توان از فرم هایی با قالب HTMLو یا Info path برای جمع آوری داده های خود استفاده کنید.فیلدهای مورد نیاز خود در اکسس را از طریق ویزارد جمع آوری داده ها در قالب فرمی طراحی می کنید و از پاسخ دهندگان می خواهید فرم را پر نمایند و برای شما ایمیل کنند اکسس می تواند فرم های ارسالی را پردازش نموده و داده های فرم را در قالب فیلدهای جدول اکسس وارد کند یا اینکه خود این کار را انجام داده و ایمیل های را مدیریت کنید.

.

این امکان کاربرد های زیادی دارد به عنوان مثال می توانید نتایج پژوهش خود را از پرسش شوندگان در اکسس ذخیره کنید. می توانید از کارمندان خود بخواهید اطلاعات خود را در قالب فرمی که مدنظر دارید برای شما ارسال کنند و بانک اطلاعاتی کارمندان را در مدت کوتاهی طراحی کنید . می توانید از نمایندگی های خود بخواهید در فواصل زمانی مشخص گزارشات خود را در قالب فرم برای شما ارسال کرده و در اکسس ذخیره کنید و با انتقال به اکسل داده های موجود را تحلیل بررسی و تصمیم گیری کنید و هزاران کاربرد دیگر.

.

[~M*E*H*D*I~]

دلیل نهم : استفاده از امکانات Mail mergeو تهیه Label

بایستی برای یک همایش بزرگ به تعداد زیاد دعوت نامه صادر کنید ، و یا برای رویدادی بزرگی در سطح شهر کارت شناسایی برای ضابطین صادر کنید ، فقط 24 ساعت مهلت دارید و باید 5000 کارت شناسایی صادر کنید آیا برای اجرای کار شروع می کنید به وارد کردن مشخصات افراد در کارت ها و پرینت گرفتن از آن ؟ برای پایان کار در موعد مقرر چه تعداد نیروی انسانی و سیستم کامپیوتری نیاز خواهید داشت ؟

برای طراحی لیبل شناسایی تعداد زیادی کالا که اطلاعات آن را در بانک خود دارید چه می کنید ؟
برای ارسال هزاران ایمیل چه راهکاری دارید؟
نگران نباشید از طریق Mail merge wizard می توانید دعوت نامه ها، کارت های شناسایی را تهیه کنید و ایمیل هایی که می خواهید ارسال کنید و از طریق Label wizard برای کالاهای فروشگاه خود لیبل و بارکد طراحی کنید.

[mahsa shayesteh]

سلام تو این تایپیک معرفی دلایل بوده آموزش هم داره؟