رژیم لاغری برای اکسل های چاق

[~M*E*H*D*I~]

یکی از مشکلات عمده در استفاده از فایل های اکسل حجیم شدن غیرمنطقی و به تبع آن کاهش سرعت محاسبات است ، بعضا مشاهده می شود باز شدن یک فایل اکسل و یا یک محاسبه ساده دقایق زیادی به طول انجامد ، در این مقاله قصد داریم در این خصوص بحث نموده و راهکارهایی برای رهایی از این معضل ارائه دهیم.
مشکلات یک فایل حجیم
یک فایل حجیم اکسل می تواند مشکلاتی به شرح زیر ایجاد نماید.

1. صرف مدت زمان طولانی برای باز شدن فایل
2. صرف مدت زمان طولانی برای محاسبه
3. پرینت صفحات خالی و بدون استفاده در صورت پرینت گرفتن
   
4. بروز مشکل به هنگام ایمیل کردن فایل
5. بروز پیغام خطای Out of memory
6. خراب شدن نابهنگام فایل

یک شیت اکسل با 16,384 ستون و 1,048,576 ردیف می تواند ما را برای ایجاد یک صفحه گسترده وسیع و پیچیده وسوسه نماید اما باید دید حافظه در دسترس چنین اجازه ای به ما خواهد داد؟ آیا فایل نهایی بازدهی مناسب خواهد داشت؟
به دفعات پیش می آید که یک فایل اکسل به طور غیر معمول افزایش حجم می یابد در حالی که مطمئن هستید حجم داده های بکار رفته نمی تواند چنین حجمی به خود اختصاص دهد.
نکته دیگری که باید به آن توجه داشت در مدل سازی توسط اکسل نباید کاهش حجم فیزیکی فایل نهایت هدف ما باشد توجه به این موضوع لازم است که اگر چه استفاده از یک فرمول آرایه ای در یک سلول بجای استفاده از تعداد زیادی ردیف و ستون و همچنین استفاده از دیتا تیبل بجای حجم انبوهی از محاسبات منجر به کاهش حجم فیزیکی فایل خواهد شد اما از دیگر سو استفاده از چنین ابزاری حافظه سیستم شما را درگیر خواهد کرد و در صورت استفاده از چند برنامه کاربردی به صورت همزمان منجر به هنگ کردن برنامه خواهد شد.
قبل از ارائه راهکار لازم است به این موارد توجه کنید ، اگر فایل شما حاوی شیت های زائد و بلااستفاده ، نمودارهای زائد ، محاسبات بلااستفاده را حذف کنید ، استفاده از عکس ها و گرافیک بالا لاجرم منجر به افزایش حجم می شود لذا در صورت استفاده از تصاویر بدون کمپرس کردن و گرافیک و رنگ های فراوان افزایش حجم امری طبیعی بوده و قابل کاهش نیست.
از مسیر file/option/advanced تنظیمات لازم برای فشرده سازی تصاویر قابل دسترس است.

اخطار: این یک موضوع قدیمی است به دلیل قدیمی بودن موضوع، ممکن است برخی فایل های ضمیمه به درستی کار نکنند. لطفا در صورت عدم ضرورت، از بالا آوردن موضوعات قدیمی خودداری نمایید.

[~M*E*H*D*I~]

استفاده از CTRL+END
اکسل تنها محدوده هایی از شیت را که حاوی داده بوده و یا تغییر فرمت داده اند را ذخیره می کند ، برای یافتن این محدوده در هر شیت می توانید از CTRL+END استفاده کنید

در تصویر فوق آخرین ستون مورد استفاده ستون F بوده و آخرین ردیف 10 است لذا با فشردن CTRL+END سلول F10 به عنوان آخرین سلول محدوده ذخیره شده انتخاب می شود.

در تصویر فوق سلول L14 به عنوان آخرین سلول استفاده شده مشخص شده است با اینکه در ردیف و ستون آن اطلاعاتی درج نشده است ، هرگونه فرمت دادن به سلول ها مانند فونت ، رنگ ، فرمت های عددی ، درج اطلاعات و سپس پاک کردن آن به صورت عادی منجر به ملحوظ شدن محدوده در مجموعه سلول های مورد استفاده میگردد و لذا علی رغم عدم درج اطلاعات اکسل آن را ذخیره نموده و حجم فایل افزایش میابد.
بدینوسیله می توان محدوده های بلااستفاده را مشخص کرد قدم بعدی پاک کردن این محدوده هاست.کلید F5 و یا CTRL+G را بفشارید تا پنجره Go to فعال گردد.

بر روی Special کلیک کنید

Blanks را انتخاب نموده و بر رو OK کلیک کنید، در این صورت سلول های خالی فرمت بندی شده انتخاب می گردند حال می توانید با توجه به تصویر زیر این سلول ها را پاک کنید.

نکته:دقت داشته باشید در صورت مرج کردن سلول ها این سلول ها نیز پاک خواهد شد.

[mostafap4]

با سلام و تشكر
استاد گرامي يك سوال برام پيش اومد
همانطور كه فرموديد من مثلا يك محدوده را Clear All*كردم ولي بعدش كه با استفاده از Go to خواستم كه Blankها را انتخاب كنه، باز هم همون ناحيه اي كه من پاك كرده بودم را انتخاب ميكنه.
نميدونم اين درسته يا نه؟

[~M*E*H*D*I~]

با سلام و تشكر
استاد گرامي يك سوال برام پيش اومد
همانطور كه فرموديد من مثلا يك محدوده را Clear All*كردم ولي بعدش كه با استفاده از Go to خواستم كه Blankها را انتخاب كنه، باز هم همون ناحيه اي كه من پاك كرده بودم را انتخاب ميكنه.
نميدونم اين درسته يا نه؟

با اینکار فرمت های تخصیص یافته به سلول ها پاک میشه اما خالی بودن سلول ها هست دیگه اگه دقت کنی با این کار سلول های Blank انتخاب میشن فقط دیگه فرمتی ندارند

[~M*E*H*D*I~]

ذخیره با فرمت باینری
یکی دیگر از راهکار های کاهش حجم ذخیره فایل با فرمت باینری است

این فرمت فایل را با ساختاری فشرده ذخیره می کند ، میزان این فشرده سازی به محتویات فایل بستگی خواهد داشت، برای ملموس بودن این فشرده سازی فایلی را ایجاد کنید و سلول های آن را فرمت بندی نمایید سپس آنرا با فرمت xlsx و xlsb ذخیره نموده حجم آنها را مقایسه کنید ، حال فایل xlsb را باز نمایید ناحیه فرمت بندی شده را به روشی که قبلا اشاره شد پاک نموده و با فرمت اصلی خود یعنی xlsx ذخیره نمایید و حجم آنرا مقایسه کنید
نکته ای که باید به آن توجه کنید ذخیره سازی با فرمت باینری نسبت به حالت عادی بیشتر زمان میبرد همچنین فایل باینری دیرتر باز و بسته می شود.

[~M*E*H*D*I~]

ذخیره با فرمت XMl
فایل های محتوی تکست را می توان با فرمت XML ذخیره نمود، نکته ای را که بایستی به آن توجه کنید ممکن است این فرمت برخی از قابلیت های اضافه شده به فایل را غیرفعال کند پس اطمینان حاصل کنید که از فرمت ها یا فرمول های خاصی استفاده نکرده باشید.
استفاده از فرمت ZIP
در فرمت های بالای 2007 فایل های اکسل ماهیت فشرده شده دارند لذا تغییر به فرمت ZIP تغییری در حجم فایل ایجاد نمی نماید اما برای فرمت 2003 می توان از فرمت ZIP استفاده کرد.

مدیریت محاسبات
با هر تغییر در فایل اکسل تجدید محاسبات صورت میگیرد ، گاهی ناگزیر به استفاده از فایل های حجیم و سنگین هستیم در این صورت هربار تجدید محاسبه مدت زمان زیادی به طول می انجامد در این مواقع هرگونه کلیک و یا تغییر در فایل منجر به هنگ شدند فایل می شود.
در این مواقع می توان محاسبات را دستی کرد ، این اقدام باعث می شود تا زمانی که شما نخواهید محاسبات تجدید نمی گردد در ورژن های 2007 به بعد از مسیری که در تصویر زیر مشخص شده می توانید محاسبات را دستی کنید.

در اینصورت می توانید پس از پایان کلیه تغییرات در یک فایل حجیم با فشردن کلید F9 یا تغییر تنظیمات به اتوماتیک محاسبات را انجام دهید
هشدار:عدم دقت در اینگونه تنظیمات می تواند مشکلات عمده ای ایجاد نماید دقت کنید دستی شدن تنظیمات می تواند باعث عدم نمایش تغییرات در فرمول ها و محاسبات شده و نتایج وخیمی به بار آورد.

توابع فرار (Volatile Function)
توابع فرار توابعی هستند که با هربار تجدید محاسبه فایل این توابع مجددا محاسبه می شود درواقع این محاسبه ارتباطی به تغییر داده ها و یا تغییر فرمول ندارد، لذا می بایست تا حد امکان از بکارگیری این توابع خود داری نمایید. کاربرد بیش از حد این توابع به طور محسوسی در هر بار تجدید محاسبه سرعت فایل را کاهش داده و منجر به هنگ شدن فایل می گردد.
توابع زیر که به صورت واضح جزو توابع فرار محسوب می گردند:

RAND(), NOW(), TODAY()

برخلاف تصور توابع زیر نیز جزو این توابع محسوب می گردد:

OFFSET(), CELL(), INDIRECT(), INFO()

آنچه گفته شد راهکار ها و ترفند هایی برای کاهش حجم فایل های اکسل بود اما توجه داشته باشید این اقدامات نمی تواند معجزه گر باشد ، آنچه بیشترین تاثیر را خواهد داشت دقت در حین طراحی است ، تفکر قبل از طراحی فایل باعث می شود فایل شما داده ها و محاسبات زائد نداشته و حجم و سرعت معقولی داشته باشد همچنین افرادی که به گرافیک فایل اهمیت زیادی می دهند باید واقعیت حجیم بودن فایل را نیز بپذیرند.



مطالب مرتبط:

راه کار هایی جهت افزایش سرعت برنامه ها

[حل شده] هنگ کردن اکسل 2013

آموزشي: Volatile Function

[Nasim90]

خیلی خوب و عالی بود
توضیحات مفید و جامع
ممنون