همانطور که می دانید مایکروسافت اکسل یکی از مهم ترین نرم افزارهای رایانه ای است که در محیط کاری مورد استفاده قرار می گیرد. به همین خاطر است که بیشتر کارمندان نیاز به یادگیری اکسل دارند تا بتوانند عملکرد خوبی در محیط کاری داشته باشند. از دیدگاه یک کارمند به خصوص افرادی که در حوزه سیستم های اطلاعاتی کار می کنند، استفاده از آموزش اکسل به عنوان ابزار محاسباتی کاربر نهایی بسیار ضروری است. امروزه نه تنها متخصصان حرفه ای از اکسل برای انجام وظایف روزمره خود استفاده می کنند بلکه تعداد کارمندانی که بر روی اکسل برای پشتیبانی از تصمیمات خود استفاده می کنند روبه رشد است. در محیط کاری امروزی، بدون داشتن دانش و اطلاعات مورد نیاز و آموزش اکسل قادر نخواهید بود عملکرد خوب و بهینه ای از خود نشان دهید. اگر نتوانید از این نرم افزار به درستی استفاده کنید با موقعیت های بدی روبرو خواهید شد. برای اینکه از تجربه چنین شرایطی خودداری کنید بهتر است ۵ مورد از مزایا و قابلیت های کلیدی اکسل را به دقت بشناسید:
۱٫ با استفاده از اکسل قادر خواهید بود باکیفیت*ترین و دقیق*ترین نمودارها را رسم کنید
نرم افزار اکسل به کاربران کسب وکارها کمک می کند از داده های موجود بیشترین استفاده را ببرند. اینکار از طریق فرمول هایی انجام می شود که در طول سلول های اکسل وجود دارد. داده های به دست آمده را می توان در سطرها و ستون های جداگانه ای قرار داد. همین امر به شما اجازه می دهد داده ها را به شکل مرتب ذخیره کنید و در صورت نیاز فیلتر نمایید. سپس این داده ها را به صورت بصری نمایش دهید. استفاده از نمودارها و شکل های مختلف در این برنامه به راحتی انجام می شود. چنین تجسم بصری می تواند تاکید بیشتری بر روی گزارش های تجاری و عناصر بازاریابی ایجاد کند.
۲٫ اکسل از قالب بندی شرطی استفاده می کند
کاربران اکسل می توانند صفحات گسترده خود را با استفاده از رنگ های مختلف، حروف بولد و ایتالیک فرمت بندی نمایند تا بتوانند ستون های متفاوتی داشته باشند و یک ستون را از بقیه موارد متمایز سازند. این قابلیت به کاربران اجازه می دهد اطلاعات مهم جلوی چشم افراد قرار گیرد. تعداد وظایف بی شماری که از طریق این ابزار قابل انجام است بسیار چشمگیر بوده و می تواند مزایای زیادی برای کاربران به همراه داشته باشد. شما می توانید از آیکون های ساده ای استفاده کنید که داده های مرتبط را نمایش می دهد. همچنین می توانید یک سطر را بر اساس مقادیر واحد برجسته نمایید، مقادیر را با هم مقایسه کنید، لیست ها را مقایسه کنید و موارد تکراری را بیابید.
۳٫ به شناسایی روندها کمک می کند:
زمانی که می خواهید داده های مورد نظر خود را به شکل نمودار یا تصویر نشان دهید، قرار دادن خطوط متوسط که به طور واضح روندهای کلیدی در میان اطلاعات را نشان می دهد بسیار مفید خواهد بود.این قابلیت به کاربران اجازه می دهد نقاط کلیدی را برای سایر کاربران نشان دهند. به عنوان مثال یک مدیر از دپارتمان متفاوت می تواند نقاط کلیدی را در اختیار مدیران دیگر قرار دهد. اکسل به کاربران اجازه می دهد خط روند را فراتر از نمودار توسعه دهند.
۴٫داده ها و اطلاعات را در کنار یکدیگر نگه می دارد:
شما می توانید از نرم افزار اکسل برای قرار دادن اطلاعات و داده های موجود در فایل های مختلف استفاده کنید. در این شرایط قادر خواهید بود اطلاعات مورد نیاز خود را در یک مکان واحد نگه دارید.
علاوه بر قرار دادن داده ها و اطلاعات خام از سایر صفحات گسترده؛ شما می توانید تصاویر و متون را از سایر نرم افزارها ایمپورت کنید. سایر اشیا را می توان با تب Insert در اکسل قرار داد.
۵٫ دسترسی آنلاین امکان پذیر است:
همانطور که می دانید اکسل به صورت آنلاین به عنوان بخشی از مایکروسافت آفیس ۳۶۵ در دسترس افراد قرار دارد. این موضوع بدین معناست که رهبران تجاری و کارمندان دسترسی خوبی به برنامه های موجود از طریق دستگاه های مختلف خواهند داشت. افراد می توانند از طریق رایانه، لپ تاپ، گوشی های هوشمند یا تبلت به اکسل دسترسی داشته باشند. این موضوع باعث می شود کاربرد ریموت و سیار آن امکان پذیر باشد.
۱٫ با استفاده از اکسل قادر خواهید بود باکیفیت*ترین و دقیق*ترین نمودارها را رسم کنید
نرم افزار اکسل به کاربران کسب وکارها کمک می کند از داده های موجود بیشترین استفاده را ببرند. اینکار از طریق فرمول هایی انجام می شود که در طول سلول های اکسل وجود دارد. داده های به دست آمده را می توان در سطرها و ستون های جداگانه ای قرار داد. همین امر به شما اجازه می دهد داده ها را به شکل مرتب ذخیره کنید و در صورت نیاز فیلتر نمایید. سپس این داده ها را به صورت بصری نمایش دهید. استفاده از نمودارها و شکل های مختلف در این برنامه به راحتی انجام می شود. چنین تجسم بصری می تواند تاکید بیشتری بر روی گزارش های تجاری و عناصر بازاریابی ایجاد کند.
۲٫ اکسل از قالب بندی شرطی استفاده می کند
کاربران اکسل می توانند صفحات گسترده خود را با استفاده از رنگ های مختلف، حروف بولد و ایتالیک فرمت بندی نمایند تا بتوانند ستون های متفاوتی داشته باشند و یک ستون را از بقیه موارد متمایز سازند. این قابلیت به کاربران اجازه می دهد اطلاعات مهم جلوی چشم افراد قرار گیرد. تعداد وظایف بی شماری که از طریق این ابزار قابل انجام است بسیار چشمگیر بوده و می تواند مزایای زیادی برای کاربران به همراه داشته باشد. شما می توانید از آیکون های ساده ای استفاده کنید که داده های مرتبط را نمایش می دهد. همچنین می توانید یک سطر را بر اساس مقادیر واحد برجسته نمایید، مقادیر را با هم مقایسه کنید، لیست ها را مقایسه کنید و موارد تکراری را بیابید.
۳٫ به شناسایی روندها کمک می کند:
زمانی که می خواهید داده های مورد نظر خود را به شکل نمودار یا تصویر نشان دهید، قرار دادن خطوط متوسط که به طور واضح روندهای کلیدی در میان اطلاعات را نشان می دهد بسیار مفید خواهد بود.این قابلیت به کاربران اجازه می دهد نقاط کلیدی را برای سایر کاربران نشان دهند. به عنوان مثال یک مدیر از دپارتمان متفاوت می تواند نقاط کلیدی را در اختیار مدیران دیگر قرار دهد. اکسل به کاربران اجازه می دهد خط روند را فراتر از نمودار توسعه دهند.
۴٫داده ها و اطلاعات را در کنار یکدیگر نگه می دارد:
شما می توانید از نرم افزار اکسل برای قرار دادن اطلاعات و داده های موجود در فایل های مختلف استفاده کنید. در این شرایط قادر خواهید بود اطلاعات مورد نیاز خود را در یک مکان واحد نگه دارید.
علاوه بر قرار دادن داده ها و اطلاعات خام از سایر صفحات گسترده؛ شما می توانید تصاویر و متون را از سایر نرم افزارها ایمپورت کنید. سایر اشیا را می توان با تب Insert در اکسل قرار داد.
۵٫ دسترسی آنلاین امکان پذیر است:
همانطور که می دانید اکسل به صورت آنلاین به عنوان بخشی از مایکروسافت آفیس ۳۶۵ در دسترس افراد قرار دارد. این موضوع بدین معناست که رهبران تجاری و کارمندان دسترسی خوبی به برنامه های موجود از طریق دستگاه های مختلف خواهند داشت. افراد می توانند از طریق رایانه، لپ تاپ، گوشی های هوشمند یا تبلت به اکسل دسترسی داشته باشند. این موضوع باعث می شود کاربرد ریموت و سیار آن امکان پذیر باشد.