آموزشی تهیه drop down list با استفاده از Data Validation در اکسل

[shabakeha]

تهیه لیست های drop down در اکسل فواید خیلی زیادی داره.اول از همه اینکه کاربر میتواند داده هایی که به سل ها وارد میشود را کنترل کند و برای آن ها محدوده تعریف کند. به عنوان مثال وقتی که قرار است سن تعدادی از مصرف کنندگان را وارد کنیم میتوانیم بر روی سل مربوطه محدوده ۱۲ تا ۷۰ را بگذاریم و یا برای نوشتن جنسیت دو گزینه زن و مرد را قرار دهیم تا وارد کننده اطلاعات فقط از بین زن و مرد انتخاب کند. این کار نه تنها باعث یکسان شده داده های ورودی میشود بلکه سرعت وارد کردن داده ها به نرم افزار را نیز بالا میبرد.
برای تهیه drop down list در excel 2007 ابتدا سل مورد نظر را نتخاب کنید و سپس:
Data -> Data Validation --> Data Validation
و سپس در قسمت Validation Criteria نوع داده هایی که باید در سل مورد نظر وارد شوند را انتخاب کنید. در این قسمت ما بر روی گزینه List تمرکز میکنیم. پس در قسمت Allow در تب اول پنجره Data Validation بر روی گزینه List کلیک میکنیم.
و در انتها لیست مورد نظر را در قسمت Data وارد میکنیم. لازم به ذکر است برای داده های انگلیسی از کاما جهت جداسازی داده ها استفاده میکنیم و برای داده های فارسی از کامای انگلیسی(زبان کیبرد انگلیسی) و برای نوشتن داده ها از زبان فارسی. همچنین تا اونجایی که من اطلاع دارم روی بعضی ویندوزها باید برای جدا کردن داده ها از semicolon یا ; استفاده کنیم.



همچنین میتوانیم به جای وارد کردن داده ها به صورت دستی اکسل را از طریق گزینه سمت راست قسمت Data اکسل را به گروهی از سل ها ارجاع دهیم.