در سوالاتی که اکثر دوستان بخصوص در موضوعات جستجو می پرسند، ریشه در ساختار نادرست اطلاعات اولیه دارد. داشتن ساختار درست برای بانک اطلاعاتی به ما کمک می کند که گزارش های متنوعی رو با فرمول، کد وی بی و یا جداول پاشنه ای استخراج کنیم. در ادامه به توضیح نکاتی در راستای تنظیم بانک اطلاعاتی می پردازیم:
کسب اطمینان از صحت دادهها
در صورتی که بانک اطلاعاتی دقیق نباشد باید اقداماتی برایتصحیح آن صورت گیرد. شروع به کار با پایگاه داده غیر استاندارد، بعضا به ارائهگزارشهای اشتباه و نامفهوم ختم میشود. پس صرف زمانی کوتاه درراستای استانداردسازی بانک اطلاعاتی این اطمینان را به شما میدهد که بهتریننتایج ممکن را میتوانید از جداول پاشنهای استخراج کنید.پایگاه داده میتواند در کاربرگی از اکسل، دیگر پایگاه دادهها و یا حتی فایلمتنی (Text) باشد. قوانینی برای تهیه بانک اطلاعاتی استاندارد وجود دارد کهآنها را شرح میدهیم. در زمان استفاده از توابع پایگاه داده نیز به اینچنین ساختار پایگاه داده نیاز داریم.
سازماندهی دادهها در ستون و ردیف
دادههایی که در اکسل به عنوان بانک اطلاعاتی مورد استفادهقرار میگیرند باید مرتب باشند. در هر ردیف اطلاعات مربوط به یکرکورد قرار میگیرد.دادههای مشابه برای رکوردهای مختلف درستونها و زیر هم قرار میگیرند. مثلا در یک شرکت بیمه، در هر ردیف اطلاعات مربوط بهیک قانون بیمه است. در ستونها هم ، ستون اول شماره ردیف، ستوندوم تاریخ شروع و . . . . قرار میگیرند. ردیف اول سرتیتر ستونها است و نشان میدهد هر ستون چهدادهای را در خود نگه میدارد.
همه ستونها باید عنوان داشته باشند. عناوین باید اسمهاییمنحصر بفرد باشند. میتواند یک کلمهای و یا چند کلمهای باشد. عنوان ستون بایدنشان دهنده محتویات آن ستون باشد.
شما می
توانید اسامی یکسان برای چندینستون انتخاب کنید. اما این کار باعث سردرگمی خودتان و سایر افراد استفاده کننده ازاین جدول خواهد شد. پس سعی کنید از اسامی تکراری استفاده نکنید. در صورت استفاده ازاسامی مشابه برای عناوین ستونها، اکسل شمارهای را به انتهایآنها اضافه میکند.
تجزیه داده ها به ستون های چندگانه
برای اینکه جداول کاربردی تری داشته باشید، برخی از دادهها باید به چندینستون تجزیه شوند. مثلا بجای اینکه در یک ستون آدرس کامل داشته باشید، میتوانید آن را بهسه ستون شهر، منطقه و خیابان تجزیه نمایید. در این صورت شما میتوانید دادههای مربوطه را درسطح مناطق چندگانه یا شهرهای مختلف تحلیل و بررسی کنید.
داده های تکراریرا حذف کنید
ستونهای مشابه ایجادنکنید، بعبارتی یک نوع داده را در چندینستون قرار ندهید. مثلا در شکل1 یک نوع داده (منطقه) را در چهار ستونآورده است. که این کار اشتباه است.
در شکل2 تصحیح شده آن را نشان میدهیم.2 ستون را جایگزین 4 ستون در شکلقبل میکنیم،یک ستون با عنوان منطقه و دیگری با عنوان مبلغ بیمه
.
برای اینکه تشخیص دهیم که چه چیز باید به عنوان تیتر ستوندر نظر گرفته شود و چه چیزی به عنوان داده و رکورد، باید به این فکر کنیم که میخواهیم آن موردچگونه در گزارش ما ظاهر شود. اینکه آن آیتم یک اسم کلی است مثل منطقه یا اینکهکیفیت و نحوه داده را مشخص میکند مثل غرب، شرقو . . .
دادههای مرتبط با هم را در هر ردیف ثبتکنید
هر ردیف باید شامل جزئیات مربوط به یک رکورد باشد. در صورتامکان سعی کنید هر ردیف یک کد منحصر بفرد داشته باشد مثل شماره قانون، شماره دانشجوییو . . . . این موضوع میتواند به ردیابی دادهها کمک کند.همچنین در زمان نیاز به رفع اشکال دادهها کمک میکند.
بلوکهایدادهای مجزا ایجاد کنید
در بانک اطلاعاتی ردیف خالی و یا یک ستون کاملا خالی نمیتواند وجود داشتهباشد. اگر میخواهید یک ستون خالی باشد (به دلیل منطقی)، حداقل باید یکنام به عنوان سرستون داشته باشد.
بانک اطلاعاتی باید از طریق حداقل یک ردیف یا ستون خالی ازسایر دادهها در یک کاربرگ جدا شود. بهترین حالت این است که بانکاطلاعاتی را در یک کاربرگ داشته باشید و سایر اطلاعات و دادهها را به سایرکاربرگها انتقال دهید.
بانکاطلاعاتی را در قالب جدول ایجاد کنید
به عنوان آخرین گام، پایگاه داده خود را در قالب جدول (Insert> Table) ایجاد کنید. با استفاده از این گزینه، هر وقت ردیف یا ستونی بهبانک اطلاعاتی اضافه شود، محدوده بصورت خودکار گسترش می یابد و نیازی به آپدیتدستی ندارد.
کسب اطمینان از صحت دادهها
در صورتی که بانک اطلاعاتی دقیق نباشد باید اقداماتی برایتصحیح آن صورت گیرد. شروع به کار با پایگاه داده غیر استاندارد، بعضا به ارائهگزارشهای اشتباه و نامفهوم ختم میشود. پس صرف زمانی کوتاه درراستای استانداردسازی بانک اطلاعاتی این اطمینان را به شما میدهد که بهتریننتایج ممکن را میتوانید از جداول پاشنهای استخراج کنید.پایگاه داده میتواند در کاربرگی از اکسل، دیگر پایگاه دادهها و یا حتی فایلمتنی (Text) باشد. قوانینی برای تهیه بانک اطلاعاتی استاندارد وجود دارد کهآنها را شرح میدهیم. در زمان استفاده از توابع پایگاه داده نیز به اینچنین ساختار پایگاه داده نیاز داریم.
سازماندهی دادهها در ستون و ردیف
دادههایی که در اکسل به عنوان بانک اطلاعاتی مورد استفادهقرار میگیرند باید مرتب باشند. در هر ردیف اطلاعات مربوط به یکرکورد قرار میگیرد.دادههای مشابه برای رکوردهای مختلف درستونها و زیر هم قرار میگیرند. مثلا در یک شرکت بیمه، در هر ردیف اطلاعات مربوط بهیک قانون بیمه است. در ستونها هم ، ستون اول شماره ردیف، ستوندوم تاریخ شروع و . . . . قرار میگیرند. ردیف اول سرتیتر ستونها است و نشان میدهد هر ستون چهدادهای را در خود نگه میدارد.
همه ستونها باید عنوان داشته باشند. عناوین باید اسمهاییمنحصر بفرد باشند. میتواند یک کلمهای و یا چند کلمهای باشد. عنوان ستون بایدنشان دهنده محتویات آن ستون باشد.
شما می
توانید اسامی یکسان برای چندینستون انتخاب کنید. اما این کار باعث سردرگمی خودتان و سایر افراد استفاده کننده ازاین جدول خواهد شد. پس سعی کنید از اسامی تکراری استفاده نکنید. در صورت استفاده ازاسامی مشابه برای عناوین ستونها، اکسل شمارهای را به انتهایآنها اضافه میکند.
تجزیه داده ها به ستون های چندگانه
برای اینکه جداول کاربردی تری داشته باشید، برخی از دادهها باید به چندینستون تجزیه شوند. مثلا بجای اینکه در یک ستون آدرس کامل داشته باشید، میتوانید آن را بهسه ستون شهر، منطقه و خیابان تجزیه نمایید. در این صورت شما میتوانید دادههای مربوطه را درسطح مناطق چندگانه یا شهرهای مختلف تحلیل و بررسی کنید.
داده های تکراریرا حذف کنید
ستونهای مشابه ایجادنکنید، بعبارتی یک نوع داده را در چندینستون قرار ندهید. مثلا در شکل1 یک نوع داده (منطقه) را در چهار ستونآورده است. که این کار اشتباه است.
در شکل2 تصحیح شده آن را نشان میدهیم.2 ستون را جایگزین 4 ستون در شکلقبل میکنیم،یک ستون با عنوان منطقه و دیگری با عنوان مبلغ بیمه
برای اینکه تشخیص دهیم که چه چیز باید به عنوان تیتر ستوندر نظر گرفته شود و چه چیزی به عنوان داده و رکورد، باید به این فکر کنیم که میخواهیم آن موردچگونه در گزارش ما ظاهر شود. اینکه آن آیتم یک اسم کلی است مثل منطقه یا اینکهکیفیت و نحوه داده را مشخص میکند مثل غرب، شرقو . . .
دادههای مرتبط با هم را در هر ردیف ثبتکنید
هر ردیف باید شامل جزئیات مربوط به یک رکورد باشد. در صورتامکان سعی کنید هر ردیف یک کد منحصر بفرد داشته باشد مثل شماره قانون، شماره دانشجوییو . . . . این موضوع میتواند به ردیابی دادهها کمک کند.همچنین در زمان نیاز به رفع اشکال دادهها کمک میکند.
بلوکهایدادهای مجزا ایجاد کنید
در بانک اطلاعاتی ردیف خالی و یا یک ستون کاملا خالی نمیتواند وجود داشتهباشد. اگر میخواهید یک ستون خالی باشد (به دلیل منطقی)، حداقل باید یکنام به عنوان سرستون داشته باشد.
بانک اطلاعاتی باید از طریق حداقل یک ردیف یا ستون خالی ازسایر دادهها در یک کاربرگ جدا شود. بهترین حالت این است که بانکاطلاعاتی را در یک کاربرگ داشته باشید و سایر اطلاعات و دادهها را به سایرکاربرگها انتقال دهید.
بانکاطلاعاتی را در قالب جدول ایجاد کنید
به عنوان آخرین گام، پایگاه داده خود را در قالب جدول (Insert> Table) ایجاد کنید. با استفاده از این گزینه، هر وقت ردیف یا ستونی بهبانک اطلاعاتی اضافه شود، محدوده بصورت خودکار گسترش می یابد و نیازی به آپدیتدستی ندارد.
کامنت