آموزش Access

[shabakeha]

تعريف كلي از Access
اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي است.( بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده به مجموعه ای از اطلاعات سازمان یافته گفته می شود) . بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره *سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي*كند.

---

ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید در اکسس :
منوی File
گزینه New
انتخاب گزینه Blanc Database از پانل سمت راست
وارد کردن نام دلخواه برای بانک اطلاعاتی
دکمه Create

---

تعریف
پنجره اصلی پایگاه داده مهمترین پنجره اکسس و مرکز کنترل اشیاء یک پایگاه داده می باشد .

---

اجزا یا اشیائ بانك اطلاعاتي اكسس عبارتند از:

1. Table
2. Query
3. Form
4. Report
5. Page
6. Macro
7. Module

• Table جدول ) هر جدول براي نگهداري داده*هاي خام بانك اطلاعاتي است.داده*ها را شما در جدول وارد مي*كنيد.جداول سپس اين داده*ها را به شكل سطرها و ستونهايي سازماندهي ميكند.

• Query :هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي*گيردهر پرس و جو مي*تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاص دارا هستند انتخاب كند.پرس و جوها را مي*توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر اماده نمود. با استفاده از پزس*وجوها مي*توان ركوردهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد، تغيير داد و يا حذف نمود.

• Form :متداولترين روش استفاده از فرمها،براي ورود و نمايش داده*ها است.

• Report :گزارش ها مي*توانند بر اساس جدول ،پرس*وجوها باشند ،قابليت گزارش چاپ داده*ها مي*باشدگزارشها را مي*توان بر اساس چند جدول و پرس*وجو تهيه نمود تا رابطه بين داده*ها را نشان داد.

• Macro :ماكروها به خودكار كردن كارهاي تكراري ،بدون نوشتن برنامه*هاي پيچيده يا فراگيري يك زبان برنامه نويسي ، ياري مي*كند، در واقع ماكروها يكسري قابليت*هايي هستند كه امكان سريع سازي را فراهم مي*سازند.

• Modules : محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه*نويسي محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي.

---

تعریف
Fild :به مجموعه اطلاعات از یک جنس فیلد گفته می شود ( ستونهای یک جدول )

Rcord :به مجموعه اطلاعات مربوط به یک موضوع رکورد گفته می شود ( سطرهای یک جدول )

---

روشهای ساخت جدول :
با انتخاب گزينه New در پنجره اصلی پایگاه داده ( بعد از انتخاب شیئ Table ) گزينه*هاي زير قابل استفاده براي طراحي جدول مي*باشد.

1. DataSheet View
2. Design View
3. Table Wizard
4. Import Table
5. Link Table

[shabakeha]

آموزش تصویری مقدماتی اکسس ۲۰۰۷(Access)

در این قسمت به بیان نحوه ایجاد و استفاده از بانکهای اطلاعاتی با استفاده از مایکروسافت اکسس ۲۰۰۷ برای افراد مبتدی می پردازیم. امیدواریم که بتوانیم در این راه کمک کوچکی به افراد علاقمند کرده باشیم. برای خواندن مطالب مربوط به هر قسمت بر روی آن کلیک کنید:مبانی بانکهای اطلاعاتی

• ایجاد یک بانک اطلاعاتی جدید
• ایجاد جدول
• ایجاد رکوردها
• ایجاد فرمها
• ایجاد فرمهای پرس و جو(Query)
• ایجاد گزارش

کار با جداول

• ایجاد تغییر در جدولها
• ایجاد جدولهای جدید
• مشخص کردن نوع داده
• مشخص کردن خصوصیات فیلد
• ویرایش رکوردها
• پیدا کردن رکوردها
• مرتب سازی و فیلترگذاری رکوردها
• ایجاد ارتباط بین جدول ها

کار با فرمها

• ایجاد تغییرات در فرم ها
• حذف و اضافه رکوردها در فرم
• ویرایش رکوردها در فرم
• پیدا کردن رکوردها در فرم
• فیلترگذاری رکوردها در فرم

کار با فرمهای پرس و جو(Query)

• ایجاد فرم های پرس و جو
• مرتب سازی نتایج Query
• افزودن شرط
• استفاده از عملگرهای بولین
• پیدا کردن رکوردهای تکراری

کار با گزارشات

[shabakeha]

تكنيك*هاي كار در اكسس

الف *- تعريف دادهData :

هرگونه اطلاعات لازم و كاربردي درباره يك موجوديت را يك داده مي*گويند.
ب*- تعريف Fild :
به هر ستون يك جدول كه در بر گيرنده كليه اطلاعات مربوط به آن ستون مي*باشد و بخشي از يك موجوديت را تشگيل ميدهد فيلد گفته مي*شود.
ت*- تعريف Rcord :
به هر سطر يك جدول كه اطلاعات مربوط به يك موجوديت را نشان مي*دهد ، ركورد گويند.
ث*- تعريف پايگاه داده*اي ارتباطي:
پايگاه داده*هاي ارتباطي، مجموعه*اي از جدول*هاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي*توان داده*ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده*ها ، پايگاه داده*هاي ارتباطي RelationShip مي*گويند.

به دو صورت زير مي*توان يك پايگاه داده رابطه*اي ايجاد نمود:
1. Blank database
2. Database Wizard

توجه: Open An Existing DataBase باز كردن بانك اطلاعاتي از قبل ايجاد شده
Blank DataBase
در صورت انتخاب Blankكليه اشيائ اكسس شاملTable ,……… قابل طراحي توسط كاربر مي*باشد. براي ايجاد پايگاه داده ابتدا بايد نام ومسير Data Base را تعيين نمود.

گزينه*هاي زير در اجزا Table, Query,Form مشترك ميباشد
1. Open(نماي ورود داده)
2. Design(نماي طراحي)
3. New(ايجاد شئ جديد)
Macros ,modules داراي گزينه*هاي زير مي*باشند:
1. Run(اجرا)
2. Design
3. New
Report شامل:
1. Preview(پيش نمايش)
2. Design
3. New

[shabakeha]

طراحي جدولTable
با انتخاب گزينه New گزينه*هاي زير قابل استفاده براي طرحي جدول مي*باشد.
Table
New:
1. DataSheet View
2. Design View
3. Table Wizard
4. Import Table
5. Link Table

DataSheet View :
داده*ها را به شكل يك صفحه گسترده يا با فرمت جدولي نمايش مي*دهد.ستونها نماينگر فيلدهاي موجود در جدول هستند. كه از Field 1 تا Field 10 در آن موجود مي*باشد
Open-DataSheet View :
در اين نما مي*توان مراحل زير را انجام داد:
1. وارد كردن داده
2. ويرايش داده*ها
3. مشاهده داده*ها
4. چاپ كردن داده*ها
5. كنترل املاي متن
6. تغيير ساختار جدول
7. مرتب كردن ركوردها
8. فيلتر يا صافي روي جدول
9. تغيير صفحه داده*ها

Design View :
با استفاده از اين نما مي*توانيد ساختار جداول ، فيلدها و خصوصيات را تنظيم نمودو يا مشاهده نمود.
در اين نماي طراحي با گزينه*هاي زير مواجه مي*شويم :
در قسمت اول پنجره طراحي داريم:
1. Field Name
2. Data Type
3. Description
Field Properties :
1. General
2. Look Up
Field Name: امكان نام گذاري براي فيلدها را امكان پذير مي*سازد
قواعد نامگذاري فيلدها
1. نام فيلدها نبايد از 64 كاراكتر بيشتر باشد
2. حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي*توان از ارقام نيز استفاده كرد.
3. در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.
Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص مي*كند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي*شود را مشخص مي*كند.
نوع داده شامل گزينه*هاي زير مي*باشد:
Text:نوع داده متني شامل حرف و عدد كه از 1 تا 255 كاركتر را مي*پذيرد.
Memo : نوع داده متني كه 65000 كاركتر حرفي را مي*پذيرد.
Number : نوع داده عددي است و براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي*رود.
Date/Time : نوع داده تاريخ و زمان كه براي مشخص كردن تاريخ و زمان به كار مي*رود.
Currency : نوع داده كه براي مقادير پولي به*كار مي*رود.
AutoNumber : نوع داده كه به طور متوالي رقم مي*اندازد.
Yes/No : نوع داده به صورت گزينشي

Ole Object :كليه برنامه*هاي كاربردي كه ole را پشتيباني مي*كند ، نگهداري مي*كند.
HyperLink :كليه سندها و صفحات Web را نگهداري مي*كند.
LookUp Wizard : امكان انتخاب گزينه*ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي*كند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي*توان آن را ايجاد نمود :
1. از Table or Query
2. ايجاد مقادير توسط كاربر
در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه*هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي*گردد.
• Description :
ايجاد توضيحات در مورد فيلدها در صورت لزوم
• Field Properties :
متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان مي*دهد و نشان مي*دهدچه خصوصياتي را مي*توان وارد كرد

[shabakeha]

Table Wizard
امكان استفاده از جداول از پيش طراحي شده براي جدول مورد طراحي.
در قسمت Table wizard گزينه*هاي زير موجود است:
1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي*شود.كه بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب مي*باشد.
2. Sample Fields :نمونه فيلد را تعيين مي*كند.
3. Fields In My Table : تعيين فيلد براي جدول مورد طراحي توسط دكمه*هاي راهنما.
4. NEXT
5. در اين مرحله انتخاب نام براي جدول و تعيين فيلد كليد اصلي ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي*كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد.
6. NEXT
7. در اين مرحله مي*توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:

أ*. اجرا در نماي ورود داده Data Enter
ب*. اجرا در نماي طراحي Modify
ت*. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان 8. Finish
Import Table :وارد كردن يك فايل از برنامه*هاي تحت آفيس به عنوان جدول
Link Table :پيوند يك فايل از برنامه*هاي تحت آفيس به عنوان جدول
آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي
• Field Size :
نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي*باشند.
Text
Field size: 50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار 50 را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.

• Format :
نحوه نمايش و قالب بندي را كنترل مي*كند فرمت براي نوع داده*هاي زير كاربرد دارد:
Text :

Number,Autonumber,Currency :


Date/Time:


Yes/No:



• Input Mask :
اين خصوصيت نحوه ورود داده*ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي*كند.داده*هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي*باشند ، گزينه*ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي*باشد:
1. 0 : احتياج به عدد است
2. 9 : عدد يا فاصله خالي مي*تواند وارد شود اما الزامي نيست
3. #:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي*تواند وارد شود اما الزامي نيست
4. L :احتياج به حرف است
5. ? :حرف مي*تواند وارد شود اما الزامي نيست
6. A :احتياج به حرف يا عدد است
7. : a حرف يا عدد مي*تواند وارد شود اما الزامي نيست
8. & :احتياج به حرف يا فاصله خالي است
9. C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي*تواند وارد شود اما الزامي نيست
10. < : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي*شود را به حروف كوچك تبديل مي*كند
11. > : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي*شود را به حروف بزرگ تبديل مي*كند
12. ! :باعث مي*گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند
13. \ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي*آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي*يابد.

• Caption :

عنوان و برچسبي براي فيلد طراحي شده مي*باشد.در اين قسمت قابليت فارسي نويسي داريم.

• Default Value :

ازقابليت اين خصوصيت براي فيلد طراحي شده تعيين يك مقدار به صورت پيش فرض مي*باشد.

• Validatin Rule :

خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي*باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي*نماييد.

Table Wizard

امكان استفاده از جداول از پيش طراحي شده براي جدول مورد طراحي.
در قسمت Table wizard گزينه*هاي زير موجود است:
1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي*شود.كه بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب مي*باشد.
2. SampleFields :نمونه فيلد را تعيين مي*كند.
3. Fields In My Table : تعيين فيلد براي جدول مورد طراحي توسط دكمه*هاي راهنما.
4. NEXT
5. در اين مرحله انتخاب نام براي جدول و تعيين فيلد كليد اصلي ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي*كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد.
6. NEXT
7. در اين مرحله مي*توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:

أ*. اجرا در نماي ورود داده Data Enter
ب*. اجرا در نماي طراحي Modify
ت*. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان 8. Finish
Import Table :وارد كردن يك فايل از برنامه*هاي تحت آفيس به عنوان جدول
Link Table :پيوند يك فايل از برنامه*هاي تحت آفيس به عنوان جدول
آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي
•Field Size :
نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي*باشند.
TextField size: 50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار 50 را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.

•Format :
نحوه نمايش و قالب بندي را كنترل مي*كند فرمت براي نوع داده*هاي زير كاربرد دارد:


Text :
800x600 Normal 0 false false false EN-US X-NONE FA MicrosoftInternetExplorer4

[shabakeha]

انواع عملگرها
عملگرهاي مقايسه*اي :
1. >
2. <
3. =
4. >=
5. <=
6. < >
عملگرهاي منطقي:
1. And
2. Or
3. Xor
4. Not
5. Between ….And….

• Validation Text :
درصورتي كه كاربر مقاديري خارج از مقادير تعيين شده در خصوصيت قبل وارد نمايد پيغام خطا صادر مي*نمايد.(كاربر مي*تواند خود پيغام مناسبي درج نماييد)
• Required :
در صورت فعال كردن اين خصوصيت ورود داده براي آن فيلد الزامي مي*باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي*دهد.


• Allow Zero Length:
مشخص مي*كند كه آيا متني به طول صفر در فيلد قابل قبول است يا خير.
Edit روي محيط Design
• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد

[shabakeha]

آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود دادهData sheet View
1- منو Format :
Font :تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….
Row Height : امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.
Column Width : امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته*ها تنظيم شود.
Rename Column: امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي*اورد.
Hide Columns : امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي*اورد.
UnHide Columns : امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي*اورد.
Freeze Columns :فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي*شود،و ساير فيلدها مي*توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار كيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي*باشد.
2- طريقه وارد كردن داده*ها روي ركورد:
2-1- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
2-2- استفاده از Ctrl+’ كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي*سازد.
2-3- استفاده ازCtrl+: براي ورود تاريخ جاري سيستم
2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; براي ورود زمان جاري سيستم
2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste
2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste
3- طريقه حذف ركوردها:
3-1- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
3-2- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
3-3- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار
4- اضافه كردن ركورد به جدول:
4-1- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
4-2- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
4-3- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
4-4- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record
ادامه تنظيم خصوصيات محيط ورود داده

5- نحوه انتخاب فيلد و ركورد:

6- حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:


7- Find :
امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي*سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن


7-1- Search :
7-1-1- All
7-1-2- Up
7-1-3- Down
7-2- Match :
7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)
7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندي شده*اي مي*گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي*دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.
Find براساس قالبندي زير:
1. :كاركتر هر.مثال Sm* يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي*تواند باشد.
2. ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي*تواند باشدو سپس th.
3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي*كند
8- Replase :جايگزين كردن
درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي*كنيم.گزينه*هاي آن مشابه Find مي*باشد.
Find What :درج داده مورد جستجو
Replace With :درج داده جايگزيني
Replace : جايگزيني يكي يكي
Replace All :جايگزيني همه موارد
9- Filter (صافي):
توسط گزينه Filter از منوي Record مي*توان داده*هاي مورد نظر را از بقيه داده*ها جدا نمود.

[shabakeha]

انواع فيلترها
1. Filter by form (فيلتر شرطي)
اين فيلتر داراي محيطي مي*باشد با گزينه*هاي زير:
• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)
• Or (امكان شركت گذاري)
2. Filter by selection (فيلتر بر اساس انتخاب)
3. Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)
4. Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو
5. Filter For:تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي*كند و مي*توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داد.
نكته:
به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي*گردد.
• Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي*رود.
• Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر*مي*گردد.
آشنايي با طراحي Query
Query ---- New:
1. Design View
2. Simple Query Wizard
3. Cross Tab Query Wizard
4. Find Duplicate Query Wizard
5. Find Unmatched Query Wizard
1. ايجاد از طريق طراحي
2. ايجاد با ساده*ترين شكل از ويزارد
3. گروهبندي فيلدها به صورت سطري ستوني و استنتاج نتايج از تقاطع داده*هاي حاصل از سطر و ستون ايجاد شده.
4. مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از دو جدول .
5. مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از يك جدول .
تعريف Query:
اطلاعات يك يا چند جدول را با شرايط خاص تحت پرس و جو ايجاد مي*نمايد، و همچنين امكان ساختن فيلدهاي محاسباتي نيز امكان پذير مي*باشد.
تعريفQueryبه دو بخش تقسيم مي*گردد:
1. Select Query
2. Action Query
ساده*ترين پرس و جو Select Query مي*باشد ،يعني پرس و جو بر اساس انتخاب.
Query مي*تواند يك فيلد را در بر بگيرد.
چون تغييرات روي پرس*و جو روي جدول متناظرش اعمال مي*شود بنابراين صفت Dynamic داده اند.
چون پرس*و جو زير مجموعه يك يا چند جدول يا پرس*و جو است به آن صفتSubSet داده*اند.
ايجاد Query از طريق Design View
• با ظاهر شدن پنجره Show Table ميتوان Query را از :
1. Table
2. Query
3. Both
ايجاد نمود.

به طروق زير مي*توان فيلدها را از قسمت Field List به گزينه Field در قسمت Design Gerid انتقال داد:
1. انتخاب فيلد با عمل Drag & Drop
2. انتخاب فيلد و عمل دابل كليك روي فيلد
3. انتخاب گزينهField و زدن حرف اول
4. توسط *ميتوان همه فيلدها به پايين منتقل كرد كه نتيجه آن در زمان اجرا مشخص مي*شود.
5. انتخاب عنوان جدول و استفاده از Drag & Drop
• Table : مشخص كننده نام جدول
• Sort : مرتب كردن به صورت صعودي و يا نزولي
• Show :امكان فعال يا عدم فعال بودن فيلد
• Criteria :امكان شرط گذاري توسط اين قسمت فراهم مي*شود.از عملگرها و شروط ذكر شده در Validation Rule براي اين قسمت مي*توان استفاده نمود.
• Or :شرط يا
تعريف نحوه شرط گذاري بر اساس نوع داده*ها:
• Text :مقدار متني را وارد مي*نماييم.امكان استفاده از دو كاركتر عام *,? امكان پذير مي*باشد.
• Number,Currency :مقدار عددي را وارد مي*نماييم.
• Date/Time :مقدار تاريخ/ زمان را وارد مي*نماييم.
مثال:11/2/2002 عكس*العمل برنامه#11/2/2002#
• اگر در قسمت Criteria بنويسيم Null برنامه Is”Nall” را مي*نويسد.

[shabakeha]

طرز ايجاد Relationship
1. ارتباط يك به چند
2. ارتباط يك به يك
3. ارتباط چند به چند
- براي مورد 1و 2 حداقل 2 جدول نياز است
- نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به چند
2- در جدول اول
2-1- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
2-1-1- Primary Key
2-1-2- Index:Yes-No Duplicates
2-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر
3- در جدول دوم
3-1- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
3-1-1- Index:Yes-Duplicates Ok
3-1-2- Primary Key لازم نيست
نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به يك

4- در جدول اول
4-1- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
4-1-1- Primary Key
4-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
4-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر
5- در جدول دوم
5-1- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با
فيلد جدول اول
5-1-1- Index-Yes- No Duplicates:
5-1-2- Primary Key

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط چند به چند
در اين نوع 3 جدول مورد نياز مي*باشد.
6- در جدول اول
6-1- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
6-1-1- Primary Key
6-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
6-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
7- در جدول واسط
7-1- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
7-1-1- Index-Yes- No Duplicates:
7-1-2- Primary Key

8- در جدول دوم
8-1- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
8-1-1- Primary Key
8-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
8-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
ارتباط يك به چند ، ارتباطي است كه در آن محتواي يك فيلد از جدولي در فيلد مشابه از جدول ديگري بيش از يك بار تكرار شده باشد.
در ارتباط يك به يك درست همان تعداد ركورد كه در جدول اول است در جدول دوم نيز وجود دارد.
تلفيق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.
بعد از تعيين خصوصيات به وسيله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop مي*توان ارتباط برقرار نمود.

[shabakeha]

كاربرد Total در Select Query
از منوView اين گزينه را انتخاب مي*نماييم.يا از ابزار آن
اين گزينه شامل موارد زير مي*باشد:
1. Sum محاسبه جمع مقادير
2. Avg محاسبه ميانگين مقادير
3. Min تعيين كمترين مقدار
4. Max تعيين بيشترين مقدار
5. Count محاسبه تعداد مقادير
6. StDev محاسبه انحراف معيار
7. Var محاسبه واريانس
8. First تعيين اولين مقدار
9. Last تعيين آخرين مقدار
10. Expression امكان استفاده از عبارت ساز براي ساختن فيلد محاسباتي
مثال:محاسبه نمره نهايي
در گزينه ،(Field-totalnomreh) *(zarib nomreh
فعال بودن فيلدهاي شركت كرده در اين فيلد محاسباتي همچنين فعال بودن Expression از Totals .
از علائم رياضي و همچنين از + ،&(الصاق)در عبارت سازي مي*توان استفاده نمود.
CCUR( ) تابعي است كه مقدار عددي را با واحد پول نمايش مي*دهد.
آشنايي با Action Query
شامل:

Make-Table Query :

Update Query :
Update to: 2.5(گزينه جايگزيني)
Criteria: 2 (گزينه اي كه بايد تغيير كندو به روز شود)
Append Query :
همانند make- Table Query مي*باشد با اين تفاوت كه نام جدولي كه مي*خواهيم داده*ها به ان الصاق شود را از ليست انتخاب مي*كنيم.
Delete Query :
Delete: Where
Criteria: 1 (همه يكهاي موجود در جدول انتخابي را حذف مي*نماييد)
تذكر: تمام action ها بايد بعد از ايجاد ابتدا Run شود و ذخيره سپس نتيجه آن را روي جدول متناظر مشاهده نمود
Run از منو Query يا از ابزار آن !
آشنايي باطراحي فرمForm
Form ------> New:
1. Design View
2. Form Wizard
3. AutoForm:Columner
4. AutoForm:Tabuler
5. AutoForm :Datasheet
6. Chart Wizard
7. Pivot Tabale Wizard
1. ايجاد فرم از طريق طراحي
2. ايجاد فرم از گزينه* هاي از پيش تعريف شده
3. ايجاد سريع فرم با قرار گيري فيلدها ستوني زير هم
4. ايجاد سريع فرم با قرار گيري فيلدها ستوني در مجاورت هم
5. ايجاد سريع فرم با نماي صفحه داده
6. ايجاد چارت از ويزارد
7. ايجاد نمودار از جدول به طريق ويزارد
تذكر :
ايجاد فرم از شماره 2 تا 7 با انتخاب نام جدول يا پرس و جو مورد نظر حاصل مي*شود.

[shabakeha]

فرم چيست؟

فرم كار جمع آوري اطلاعات را آسان مي*كند.
فرم را مي*توان طوري طراحي كرد كه هنگام ورود اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصي قرار داده شود.يعني يك فرم مي*تواند براي چند جدول اطلاعات فراهم كند بدون آن كه پر كننده فرم لازم باشد اين نكته را بداندو براي آن تدارك خاصي ببيند.
طرز كار Form Wizard :
نام جدول يا پرس و جوي مورد نظر را انتخاب كنيد.
انتخاب نام فيلدهاي مورد نظر از Available Field و اضافه كردن آنها با استفاده از دكمه *هاي راهنما به قسمت Selected Field .
Next
نحوه قرار گيري فيلدها را تعيين مي*كنيم.
1. Columner
2. Tabuler
3. Datasheet
4. Justified
-Next
- تعيين پس زمينه براي فرم .
-Next
- نحوه اجرا فرم و سپس Finish .
طرز كار AutoForm :
AutoForm ها قابليت ايجاد فرم از جدول و پرس*و جو را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي*سازد ،كافيست از قسمت New گزينه فرم يكي از AutoForm ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا پرس*و جو گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن فرم ايجاد مي*گردد.
گزارش چيست؟
تفاوت فرم و گزارش:
1. فرم همواره نمايشي است اما گزارش چون به شكل چاپ شده عرضه مي*شود ثابت و متداوم است.
2. فرم را بايد در صفحه نمايش ديد و اين كار براي بسياري از كساني كه به اطلاعات نياز دارند ناممكن است.
3. فرم را نمي*توان مبنا قرار داد و بر اساس يك فيلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبناي يك فيلد مي*توان گزارش تهيه نمود.
-گزارش را به صورت تصويري نيز مي*توان ارائه داد.آشنايي با طراحي Report :
Report ---------> New:
1. Design View
2. Report Wizard
3. AutoForm:Columnar
4. AutoForm:Tabular
5. Chart Wizard
6. Label Wizard
نحوه ايجاد گزارش همانند فرم مي*باشد، در حالت AutoForm ها مي*توان گزارش به صورت ستوني زير هم و يا ستوني در مجاورت هم داشته باشيم
طرز كار Report Wizard
1. ابتدا تعيين جدول يا پرس*و جو
2. Next
3. انتخاب فيلدهاي شركت كننده در گزارش
4. انتخاب فيلد سر گروه در صورت نياز(Grouping Levels)
5. Next
6. امكان مرتب كردن تا 4 فيلد به دو صورت صعودي يا نزولي
7. Next
8. امكان آرايش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط*كشي و همچنين نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق يا عمودي
9. Next
10. در اين مرحله چند شيوه رايج ايجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه مي*كند هر گزينه نام يكي از اين شيوه*هاست. با انتخابيكي از اين گزينه*ها نتيجه در سمت چپ قابل مشاهده مي**باشد ، در اين مرحله با انتخاب نحوه تشگيل گزارش و Finish گزارش تهيه مي*شود.

[shabakeha]

ایجاد فرم های پرس و جو (Query)۱- برنامه اکسس را اجرا کنید سپس بانک اطلاعاتی FoodStore1 را باز کنید.
۲- برروی برگه Create کلیک کنید.
در نوار آفیس بر روی Query Design کلیک کنید.

اکنون باید نمای پنجره Query Design را مشاهده شود:

۳- در پنجره Show Table، ابتدا برروی Customers و سپس دکمه Add کلیک کنید.

۴- بر روی دکمه Close کلیک کنید.

با انجام اینکار جدول Customers به فرم پرس و جو (Query) اضافه می شود.
پنجره آن باید شبیه به شکل زیر به نظر برسد:

افزودن فیلدها به فرم پرس و جو (Query)
1- فیلد Customer ID را از جدول Customers به سمت اولین ستون از جدول فرم پرس و جو بکشید.

دکمه ماوس را رها کنید.
اکنون طرح جدول فرم پرس و جو (Query) باید شبیه به شکل زیر به نظر برسد:

۲- فیلدهای First Name و Last Name را به همان طریق به طرح فرم پرس و جو اضافه کنید.
اکنون طرح مربوطه باید شبیه به شکل زیر به نظر برسد:

اکنون فرم پرس و جو به گونه ای تنظیم می شود تا فیلدهای Customer ID، First Name و Last Name هر مشتری را در جدول Customers نمایش دهد.

اجرای فرم پرس و جو (Query)1- در نوار آفیس بر روی Run کلیک کنید. اکنون پنجره فرم پرس و جو (Query) باید شبیه به شکل زیر به نظر برسد:فرم پرس و جو، فیلدهای Customer ID، First Name، Last Name هر مشتری را در جدول Customersنشان می دهد:

[shabakeha]

پیدا کردن رکوردها در فرم


۱- بر روی آیکون زیر کلیک کنید.




۲- در کادر Company Name کلیک کنید تا اشاره گر ماوس در آنجا قرار گیرد.



۳- در پنجره Find and Replace، در کادر Find What عبارت Metro-Corp را تایپ کنید.

۴- بر روی دکمه Find Next کلیک کنید. فرم مربوطه باید شبیه به شکل زیر به نظر برسد:



۵- بر روی دکمه Cancel کلیک کنید.

[shabakeha]

ویرایش رکوردها در فرم


پیمایش تا یک شماره رکورد خاص
۱- بر روی کادر Current Record کلیک کنید.۲- شماره رکورد جاری را Highlight کنید سپس عدد ۲ را تایپ کنید:

۳- کلید ENTER را فشار دهید. اکنون فرم باید رکورد شماه ۲ را نشان دهد:

ویرایش داده ها در یک رکورد
۱- محتویات فیلد Street Address را حذف کنید.

۲- حال آدرس: ۴۷۶ New York Ave. را تایپ کنید.
۳- کلید TAB را فشار دهید. رکورد مربوطه باید شبیه به شکل زیر به نظر برسد:

[shabakeha]

حذف و اضافه رکوردها در فرم:


افزودن یک رکورد جدید
۱- بر روی آیکون کلیک کنید.
۲- مشخصات زیر را پر کنید:Amy Preston
Preston Publishing
1214 North Ave.
Suite 118
Redmond, WA 98049
4255556113
4255557441
amy@prestonpub.comرکورد مربوطه باید شبیه به شکل زیر به نظر برسد:

۳- بر روی آیکون کلیک کنید تا رکورد مربوطه را ذخیره کرده و به یک رکورد خالی دیگر بروید.
حذف رکوردها
۱- بر روی آیکون کلیک کنید تا دوباره به رکورد شماره ۹ برگردید. همان رکوردی که جدیدا اضافه کردید.
۲- در نوار آفیس بر روی فلش پایین افتادنی مقابل Delete کلیک کنید. سپس بر روی Delete Record کلیک کنید.

۳- هنگامی که پنجره هشدار ظاهر شد، بر روی دکمه Yes کلیک کنید.